Behandling av s?knad
- Finne nye s?kere
- Fagkombinasjon og omprioritering
- Stipend
- Boligstatus
- Dokumenter og mangel
- Kravelement
- Fullf?ring av s?knadsbehandling
Opptak
Behandling av s?knad
Finne nye s?kere
- ?pne S?knad samlebilde (Opptak > Bilder > S?knad samlebilde)
- Sl? opp en s?ker ved ? taste inn f?dselsnummer i s?kemodus (gr? bakgrunn) og trykk enter; USA-kontoret kan s?ke etter statsborgerskap (landkode USA = 684, landkode Canada = 612); for ? finne alle s?kere uansett om de har blitt behandlet eller ikke, skrive inn "ISS" eller "ISSSTIPEND" i Opptak-feltet, og riktig kull, og trykke enter. Rapport FS101.001 S?kerliste kan ogs? brukes ? filtrere og finne nye, ubehandlet s?knader.
- For at en s?knad skal kunne behandles m? f?lgende 2 punkter v?re utfylt:
- Grunnlag (huke av ved "ISS" og trykke enter n?r du begynner ? behandle s?knaden)
- Kan behandles (automatisk J n?r Grunnlag er huket av)
- N?r disse to punktene er utfylt skal du kunne se kravelementene i Profil-fanen.
Hvorvidt en s?ker er registrert med generell studiekompetanse ser du i feltet GSK/Studentgrunnlag. Hvis det er blankt betyr det at s?keren har aldri f?tt opptak f?r ved UiO, og vedkommendes s?knad m? vurderes som en helt ny s?knad.
Feltet Konkl. (inst., ?r, termin) angir hvor og n?r s?keren har blitt tilkjent generell studiekompetanse (GSK). Dersom feltet er blankt betyr det at s?keren ikke er registrert i FS med GSK.
NB! ISS/NORA/internasjonale studenter har vanligvis ikke GSK, men har noe i feltet Studentgrunnlag. ISS-studenter har "ISS" i Studentgrunnlag-feltet, tidligere/n?v?rende NORA-studenter har "NOK" i dette feltet, og tidligere/n?v?rende internasjonale studenter har "INT" i dette feltet.
Fagkombinasjon og omprioritering
Sjekk at s?keren har valgt riktig fagkombinasjon. Hvis Bachelor-emnene kr?sjer if?lge Course schedule, send en mail til s?keren for ? informere om dette.
Instnr er alltid 185 for Universitetet i Oslo, Stnr er et av s?knadsalternativene.
Endre prioritet
S?keren skal kunne selv omprioritere emnene sine i S?knadsweb innen fristen. Dersom du skal registrere dette i FS for s?keren, gj?res dette ved ? endre prioritetsnummer p? et alternativ av gangen. Du kan ikke ha samme prioritetsnummer p? flere s?knadsalternativ samtidig.
Eksempel:
Dersom studium A er 1. prioritet og B er 2. prioritet og man vil endre disse:
Sett f?rst A til nummer 3, lagre. Sett deretter B til 1, lagre og A til 2, lagre.
Stipend
Stipends?kere m? v?re kvalifisert for stipend og levere et stipendskjema.
Hvis ikke de er kvalifisert for stipend, kan du skrive "N" i Kravelement "STIPEND" og notere dette i merknadsfeltet (se under Kravelement for detaljer). Send en mail til vedkommende og informere om at stipends?knaden blir avsl?tt fordi de ikke kvalifiserer for stipend, og hvis de vil s?ke som selvfinansiert kan de svare p? mailen og vi kan endre s?knadsalternativet i FS. Hvis s?keren trekker s?knaden og s?ker p? nytt, forsvinner den opprinnelige s?knaden i FS.
N?r USA-kontoret tar opp stipends?kere f?r stipendutdeling (mars/april), skal de bytte s?knadsalternativet fra stipend til selvfinansiert:
- Notere on-/off-campus boligstatus og s?knadsalternativ i Valg-fanen
- Slette alt i Valg-fanen, og trykke enter
- Slette alt i S?kAlt-fanen, og trykke enter
- Endre Opptak fra "ISSSTIPEND" til "ISS", og trykke enter
- Legge til riktig s?knadsalternativ (Cmd + N) og for selvfinaniserte i S?kAlt-fanen, og trykke enter
- Legge til riktig boligstatus (Cmd + N) i Valg-fanen, og trykke enter
NB! Husk at kravelementet STIPEND forsvinner automatisk n?r man endrer fra stipend til selvfinansiert, s? n?r s?keren f?r stipend m? s?knadsalternativ endres og saksbehandleren m? skrive "J" i kravelement "STIPEND".
Boligstatus
S?keren velger om de skal bo on-/off-campus i S?knadsweb for hvert emne. Valg-fanen i S?knad samlebilde viser dette, og det kan hende at s?keren velger ved feil on-campus for det f?rste emnet og off-campus for det andre emnet. Hvis dette skjer kan du bare endre dette manuelt i FS.
NB! Hvis ISS har n?dd overbookingsgrensen p? Blindern studenterhjem og s?keren har valgt on-campus, endre dette til off-campus og informere vedkommende.
Dokumenter og mangel
S?kerne selv laster opp dokumentasjon i S?knadsweb. I FS vil saksbehandler kunne se opplastet dokumentasjon i S?knad samlebilde i underbildet Dok. Hvis det finnes elektronisk dokumentasjon p? s?keren er fanen "Dok" bl?.
Trykk p? fanen for ? f? opp en oversikt over det som er lastet opp. Velg dokumentene som er relevant for dette opptaket og husk ? trykke p? "Sperr mot sletting" og deretter "Enter"-tasten for ? lagre.
VIKTIG: Trykk p? knappen "Sperr mot sletting" for ? s?rge for at s?keren ikke selv kan slette det aktuelle dokumentet etter at det er brukt i saksbehandlingen. Husk ? trykke Enter for ? lagre.
Trykk "Vis" for ? se dokumentasjonen. V?r obs p? at det ogs? kan ligge dokumentasjon her som er lastet opp ifbm tidligere opptak, og ogs? dokumenter som ikke er lastet opp av s?keren selv, f.eks. taushetserkl?ringer vedr. FS-bruk.
Du kan se dato for n?r dokumentasjonen ble lastet opp under overskriften "Mottatt".
For ? se s?kers beskrivelse av det opplastede dokumentet m? du hake av for "Detaljer".
All elektronisk opplastet dokumentasjon skal vurderes p? lik linje med det som finnes i papirversjon.
Passnavn og nasjonalitet
Se passkopi at navn og nasjonalitet (og f?dselsnummer hvis det gjelder) stemmer med det som er registrert i FS. Hvis ikke, sende en mail for ? oppdatere dette.
Saksbehandling av elektronisk dokumentasjon (FS101.014)
For selvfinansierte s?kere, saksbehandling av elektronisk dokumentasjon er fortl?pende.
For stipends?kere (unntak: s?kere fra USA og Canada), saksbehandling av elektronisk dokumentasjon starter like etter s?knadsfristen.
Saksbehandlingen foreg?r i S?knad samlebilde etter liste over mottatt dokumentasjon (rapport FS101.014). Du sl?r opp hver enkelt s?ker (p? listen), og saksbehandler som vanlig p? grunnlag av opplastet dokumentasjon.
- Begynn med ? ta ut liste over alle s?kere som har lastet opp dokumentasjon.
F?rste gang du tar ut liste:
- Velg riktig Opptakstype, ISS eller ISSSTIPEND, og 20xx SOM
- Velg riktig Studietype, 185 39xx
- Hake i Vis f?dselsnummer
- Hake i B-rolle-s?kere
Senere lister
Etter at du har kj?rt rapporten f?rste gang kan du velg mellom ? kj?re den med dato i feltet "Kun dokumenter med beh.status endret etter" (A), eller med filter (B).
A) Kun dokumenter med beh.status endret etter en dato
- Velg riktig Opptakstype, ISS eller ISSSTIPEND, og 20xx SOM
- Velg riktig Studietype, 185 39xx
- Hake i Vis f?dselsnummer
- Hake i B-rolle-s?kere
- Sett inn dato i "Kun dokumenter med beh.status endret etter:"
V?r oppmerksom p? at n?r du kj?rer rapporten med dato, m? rapporten kj?res p? samme dato som forrige gang den ble kj?rt, og at noen s?ker da kan komme med p? begge listene.
B) FILTER
- Velg riktig Opptakstype, ISS eller ISSSTIPEND, og 20xx SOM
- Velg riktig Studietype, 185 39xx
- Hake i Vis f?dselsnummer
- Hake i B-rolle-s?kere
- Kj?r rapport
- Sett inn filtrer og kj?r rapport
Eksempel p? filter som kan brukes
erlik:
dato_mottatt=date('02.08.2013')
ev.
st?rre enn:
dato_mottatt>date('01.08.2013')
Opplasting i FS av mottat attester
Dokumentasjon som mottas skal lastes opp i Dokumentarkivet i FS. Laster du opp dokumentasjon m? du huske ?:
- sette dato for dokumentasjon mottatt
- sette hake i 'Publisér StudentWeb' (? sperre visning av dokumentet, se under)
- legge inn 'Type dokument'
NB! Noen ganger vil de som skriver attest at s?keren ikke ser attesten, og de kan sende det direkte til ISS. Hvis du vil sperre visning av dokumentet, IKKE huke av for 'Publisér StudentWeb'.
Stikkpr?vekontroll av originaldokumentasjon
N?r det benyttes elektronisk dokumentasjon i saksbehandlingen m? det foretas en stikkpr?vekontroll av originaldokumentasjonen til et tilfeldig utvalg s?kere som har f?tt tilbud om studieplass. De som blir trukket ut, m? fremvise originalene av dokumentasjonen som de lastet opp i forbindelse med s?knaden.
Manglende dokumenter
Hvis s?keren mangler et eller flere dokumenter, m? dette legges inn i S?knad samlebilde.
N?r du legger inn mangel:
- ?pne fanen Mangel og legge til en ny rad (Ctrl + n)
- Skriv inn "DUD" for Dokumentasjon for deler av opptaksgrunnlaget mangler
- Husk ? skrive dato og merknad i det tilh?rende feltet, og trykke enter
- Trykk p? knappen Fullf?r
- Skrive i merknadsfeltet at n?r og hvem har etterlyst dokumentene
- Send en mail til s?keren (h?yreklikke og velg "Send epost..") og informerer om manglende dokumenter
- (n?r de etterlyste dokumentene er lastet opp i S?knadsweb, husk ? oppdatere Mangel-fanen! Se under for detaljer.)
Neste gang du g?r inn p? s?kerens profil skal du kunne se at Mangel-fanen er bl? (indikerer at det har innhold), og at Dok.status er "DUD", og J i Komplett (kommer opp automatisk).
N?r s?keren har lastet opp de etterlyste dokumentene, skal du kunne se dette i Dok-fanen. Redigere/slette raden i Mangel-profilen ved endringer.
Opplysninger om UiO-studenter
For ? se opplysninger om studenten fra eksamensprotokoll og gradprotokoll kan du ?pne rapporten FS201.001 Studentopplysninger.
Dokumenter til opptakskomité
S?knader til masteremner blir vurdert av b?de ISS og opptakskomiteer, og medlemmene i opptakskomiteene trenger ? se p? dokumentene f?r m?tet. Det er mulig ? laste ned dokumenter for et ?nsket utplukk i et opptak.
- Kj?r en rapport med ?nsket utplukk av s?kere, for eksempel FS101.001 S?kerliste.
- Bruk f?lgende utplukk: Opptakstype: ISS eller ISSSTIPEND, s?knadsalternativet, kryss av for kun kvalifiserte.
- H?yreklikk og velg Lagre dokumenter. Da kommer du til rapporten FS216.001.
- Angi en mappe for lagring
- Gi utplukket et egnet navn (for eksempel navn p? emnet)
- Marker for S?kernr (dersom opptaket har s?kernr)
- Velg ISS eller ISSSTIPEND 20xx SOM i Opptakstype.
- Kj?r rapporten
Det blir da laget en mappe for hver s?ker i utplukket med s?kers dokumenter i. Merk at s?kere som var i utplukket, men som ikke har lastet opp dokumenter (typisk interne) ogs? har f?tt en mappe. Dersom disse ogs? skal sees p? av andre kan saksbehandler legge studentopplysningsrapporten eller annen relevant dokumentasjon i mappen.
Saksbehandler kan da for eksempel lagre mappene p? minnepinne til opptakskomitéen, s? kan opptakskomité-medlemmene selv velge om de ?nsker ? lese dokumentene p? skjerm eller skrive dem ut.
Kravelement
Alle s?knadsalternativer har krav som m? oppfylles for at s?keren skal v?re kvalifisert. Disse registreres i underbildet Profil.
Fyll ut feltet Best?tt med J eller N ettersom vedkommende fyller det enkelte krav eller ikke. For s?kere som ikke fyller kravene (best?tt=N) anbefaler vi ? registrere hva som mangler i det tilh?rende merknadsfeltet. Hvis s?keren f?r stipend, m? saksbehandleren legge inn J for STIPEND.
Du skal ikke legge inn nye krav/rader her, alle krav som er knyttet til s?knadsalternativet skal komme opp av seg selv. Dersom du ikke f?r opp noe i dette bildet – sjekk at det er haket av for grunnlag.
Kravelement for Bacheloremner (med stipend):
Kravelement for Masteremner (med stipend):
Kravelement for Bacheloremner:
- GSK-ISS: UiO Basic Entrance Requirements (om s?keren har tilsvarende utdanning for ? fylle GSK)
- ISS-ENGBAC: English language proficiency (om s?keren m?ter engelskkrav for Bacheloremner)
- STIPEND: Scholarship ISS (vises kun i stipends?knader, J hvis s?keren har f?tt stipend)
Kravelement for Masteremner:
- BAC-ISS: Bachelor's degree for ISS/Sommerskolen (om s?keren har utdanning som tilsvarer en norsk bachelorgrad)
- ISS-ENGMAS: UiO English proficiency requirement for Master's courses (om s?keren m?ter engelskkrav for Masteremner)
- STIPEND: Scholarship ISS (vises kun i stipends?knader, J hvis s?keren har f?tt stipend)
Fullf?ring av s?knadsbehandling
For ? fullf?re behandlingen (etter du vurderer s?knaden, legger inn J/N i Kravelement, og evt mangel og epost til studenten om mangel), trykk Fullf?r.
Du kan n? lese av bildet om s?keren er kvalifisert eller ikke i kolonnen KV = J/N (J = kvalifisert, N = ikke kvalifisert). Dette er basert p? det som st?r i Kravelement.
N?r man trykke automatisk opp "BEH" for "s?knaden behandlet" i Dok.status og J i Komplett, men saksbehandleren ser ikke dette f?r neste gang du ser p? s?knaden i S?knad samlebilde.
Opptak
Kj?re opptak/gi tilbud
N?r s?knaden er ferdig behandlet, kan man registrere tilbud.
Det er viktig at alle tilbud som gis registreres i FS f?r det sendes ut et tilbudsbrev til s?keren. Dette for ? kunne v?re sikker p? at det ikke gis tilbud til ikke-kvalifiserte s?kere. (Det vil ikke v?re mulig ? registrere et tilbud i FS f?r s?keren fyller alle krav til kvalifisering i Kravelement). Det er ikke anledning til ? gi s?kere tilbud f?r de fyller faglige forkunnskapskrav, samt krav til generell studiekompetanse. Det skal ikke gis betingede tilbud.
Hvordan ? registrere tilbud i FS:
Saksbehandleren m? selv legge inn tilbud p? hvert enkelt s?knadsalternativ. Det skal da settes I (for "S?knad innvilget") i feltet Tilbud status, og husk ? trykke enter. Dette er kun mulig dersom s?ker er kvalifisert for studiet (Kvalifisert beregnet er J, som betyr at det er J i alle kravelement).
Dersom s?keren skal ikke f? tilbud p? et av s?knadsalternativene, m? saksbehandleren skrive "AV" (for "Ikke kvalifisert") i feltet Tilbud status. Hvis ikke dette gj?res, f?r s?keren tilbud om emner de er ikke kvalifisert for (for eksempel, alle tre Masteremner de s?kte).
N?r tilbud er registrert i FS vil resultatet av opptaket publiseres i S?knadsweb fra den datoen man har satt for publisering. For selvfinansierte s?kere er dato for publisering satt til 1. januar, s? de skal kunne se dette med en gang du legger inn I i feltet Tilbud status og lagre. For stipends?kere er dato for publisering satt til 15. mars, s? de kan ikke se resultatet f?r 15. mars.
S?keren kan da takke ja eller nei til tilbudet i S?knadsweb. Dersom s?keren ikke kan bruke S?knadsweb kan ISS selv registrere svar i S?knad samlebilde. Dette gj?res i feltet Tilbud svar. Husk at b?de ja- og nei-svar skal registreres.
En s?ker har trukket s?knaden sin, hvordan registrerer jeg det i FS?
- Legg inn TRU i feltet "S?knad status" i underbildet S?kAlt i S?knad samlebilde.
Sende tilbudsepost
- Legge inn dagens dato i feltet "Dato sendt informasjon" for alle s?knadsalternativer de f?r tilbud
- Legge inn ?nsket dato i Svarfrist
- Endre feltet "Tilbud status" fra I til S (S for Tilbud utsendt), og trykke enter
- Sende en mail til s?keren (rutinen 214.001), og kopiere inn tilbudsepostteksten fra Word i epost-vinduet. Man kan ogs? sende en mail til flere samtidig ved ? finne de i rapporten FS101.009 S?kerliste - nye tilbud.
Fremgangsm?ten for hvordan man sender tilbudsepost til flere samtidig:
- Bruk rapporten FS101.009 S?kerliste - nye tilbud. Rapporten kan kj?res for hele opptaket eller for ett og ett s?knadsalternativ av gangen (anbefalt). Rapporten kj?res f?rst med hake i "Kun s?kere ikke tilsendt informasjonsbrev" som lister opp de som ikke har f?tt tilbudsepost:
- Send epost.
- Til slutt kj?res rapporten med hake i "Oppdater dato for informasjonsbrev" for ? markere at disse har f?tt tilsendt tilbudsbrev (feltet "Tilbud status" endres automatisk fra I til S)
Opptaksbrev i FS/S?knadsweb
Etter at du har gitt tilbud (lagt inn "I" i Tilbud status) - og F?R du sender opptakseposten - m? du laste opp opptaksbrevet i S?knadsweb.
1. ?pne FS120.003 Brev med resultat av opptak
2. Klikk OK n?r en beskjed om henting av avsnitt kommer opp
3. Kriterier i FS120.003 Brev med resultat av opptak:
- Utplukk:
- opptaksbrev for en gruppe s?kere: Velg Opptak og skriv inn ISS eller ISSTIPEND, 20xx SOM, og Alle studietyper for alle emner (eller 185 og studiekoden for kun ett emne)
- opptaksbrev for enkelte s?kere: Velg S?ker og skriv inn f?dselsnummeret (se bildet under)
- Velg riktig Opptaksrunde - dette er alltid HOVED!
- NB! INGEN haker i feltene til h?yre i rapporten!
- Ikke skrive noe i Svarfrist - svarfristen b?r registreres manuelt samtidig som du skriver "I" i Tilbud status i S?knad samlebilde
- Velg "Brev til s?kere med nye tilbud (tilbudstatus I)
- Velg Brevtype "FS ISS SELFINANS.....ONCAMPUS" eller "FS ISS SELFINANS.....OFFCAMPUS" (og klikk OK n?r en beskjed om henting av avsnitt kommer opp igjen)
- Trykk p? l?pemannen for ? hente s?kerne som skal f? opptaksbrev
Utplukk for enkelte s?kere:
(Tips: hvis ikke s?keren dukker opp n?r du kj?rer l?pemannen, pr?v ? skrive inn studietype s?keren har f?tt tilbud p?.)
Hvordan det ser ut under Datagrunnlag etter at man har trykket p? l?pemannen. Hvis listen er tom betyr det at det er ingen s?kere med Tilbud status "I".
4. Hvis opptaksbrev genereres for flere samtidig, m? rapporten filtreres for ? finne de som skal ha on-campusbrev/off-campusbrev.
- Klikk p? Rapport > Filtrér i menyen
- Legge inn kriteriene:
- klikk én gang p? "merknadtekst_soknad" i Columns-menyen
- skriv inn f?lgende for on-campusbrevet: like '%ONCAMPUS%'
- ELLER skriv inn f?lgende for off-campusbrevet: like '%OFFCAMPUS%'
- klikk OK (eller f?rst Verify, for ? sjekke om formulering er riktig). Listen under Datagrunnlag i FS120.003 oppdateres automatisk etter at man trykker OK.
Hvordan listen ser ut under Datagrunnlag etter at man har filtrert. Hvis listen g?r tom etter filtrering betyr dette at det er ingen on- eller off-campus s?kere som har blitt tatt opp i denne runden.
5. Se p? en forh?ndsvisning av brevet og sjekk at du har riktig brevtype under fanen Brev
6. Trykk p? Print-knappen i menyen
7. Sjekk at du har riktige innstillinger i Meldingsinformasjon:
- Hake i Alle meldinger
- Hake i Journalf?r utsendingen og Arkiver meldingen
- Medium for utsending er:
- Epost: 0
- Brev: 1
- SMS: 0
- Hake i Publisér p? Studentweb
- Tips: Trykk p? Sett som default-knappen den f?rste gangen, etter at du har riktige innstillinger, slik at du slipper ? endre disse innstillingene hver gang.
8. Trykk p? knappen Skriv ut/send meldinger. Dette laster opp opptaksbrevet i S?knadsweb ("My Documents", under "Other Documents"). Filen heter "tilbudbrev.pdf". Hvis du trenger ? sjekke hvis/n?r opptaksbrevet har blitt lastet opp, se i Dokumentarkivet til studenten under "Utsendte dokumenter".