Horisont Europa vs. Horisont 2020
Med EUs nye rammeprogram Horisont Europa (2021-2027) gjelder nye regler (f.eks. for rapportering av timer og beregning av l?nnskostnader), samtidig som prosjekter finansiert av Horisont 2020 (2014-2020) vil fortsette ? l?pe i flere ?r. Man m? vite hvilket rammeprogram ethvert prosjekt er finansiert av for ? ivareta dokumentasjonskravene.
- Sentrale retningslinjer H2020: Management and Reporting of Horizon 2020 Projects
- Sentrale retningslinjer Horisont Europa: Management and Reporting in Horizon Europe
Opprettelse av nytt EU-prosjekt
Prosjektopprettelse
- Prosjektet skal navngis i tr?d med UiOs sentrale rutiner, denne koden b?r f?lges i alle mappenavn/alle systemer, og skal inneholde rammeprogram (HE for Horisont Europa), prosjekttype (ERC - MSCA - CL2/HLTH - EIC), EU-prosjektnummer (Grant Agreement no.) og kortnavn/akronym.
- Eksempel: H2020-MSCA-722581-PLATO
- Eksempel: HE-HLTH-101057429-environMENTAL
- Eksempel: HE-CL2-101095142-REDIRECT
- Uten denne navnekonvensjonen kan ikke regnskap knytte utgifter til et EU-prosjekt
- Den samme navngivingen brukes p? prosjektmapper p? fellesomr?det med bilag
Personalkostnader
Ansettelser
- Dokumentasjon av ansettelse av prosjektmedarbeidere. Av stillingsutlysningen og arbeidsavtalen skal det fremg? at stillingen er knyttet til et prosjekt finansiert av EU, inkl. prosjektnavn og prosjektnummer.
- For Marie Sklodowska-Curie prosjekter finnes egne krav til b?de utlysning og vedlegg til arbeidsavtalen. Dette er s?kalte ?lump sum?-prosjekter med andre dokumentasjonskrav enn ?vrige EU-prosjekter. Les mer om UiOs rutiner for Marie Curie prosjekter. 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐sr?dgiver, leder og personal m? i dialog for ?:
- sikre at rekrutterings- og ansettelsesprosessen er i tr?d med UiOs og EUs regelverk
- fastsette l?nnsniv? ut fra EU-bevilgning, eurokurs og lokal l?nnspolitikk
- s?rge for riktig dokumentasjon av ansettelsesprosess og arbeidsforhold iht. EUs krav, inkludert arbeidskontrakt og vedlegg til denne
Arbeidstid
- Alle som l?nnes av EU-prosjekter f?rer timer/dager for den tid de jobber p? prosjektet
Horisont Europa
- L?nnskostnader rapporteres som en dagsrate – med unntak for prosjekter som opererer med enhetskostnader (unit costs) som MSCA. UiOs prinsipper for beregning av l?nnskostnader skal f?lges.
- Timel?nnete (typisk vitenskapelige assistenter) fyller ut timelister per m?ned
- Erkl?ringer for arbeidsdager brukt p? prosjektet skal fylles ut m?nedlig
- Se skjema under Prosjekt?konomi (EFP) - EUs rammeprogram
Horisont 2020
- Timelister fylles ut m?nedlig. UiOs maler for timelister skal brukes
- Horisont 2020: Timeregistrering 2022 H2020 (xlsx)
- Personer som l?nnes og jobber 100% p? et EU-prosjekt, kan signere en ?Declaration on exclusive work on the action? i stedet for ? f?re timelister. Man m? da signere én erkl?ring per rapporteringsperiode som spesifiserer tidsperioden for fulltid p? prosjektet.
- Standard for ansatte p? MSCA-prosjekter
- Kan ogs? brukes av ansatte p? andre EU-prosjekter
Utregning og dokumentasjon – hvem gj?r hva p? SV-fakultetet
- 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐sr?dgiver skal veilede ansatte som l?nnes av EU-prosjekter n?r det gjelder dokumentasjon av arbeidstid (f.eks. orientere om EUs strenge regelverk for l?nnskostnader, avklare dokumentasjonsrutiner p? prosjektet: timelister, m?nedslister eller 100%-erkl?ring, tilpasse og oversende UiO-maler, arkivere dokumentasjonen)
- Arbeidsavtaler arkiveres i prosjektmappe i ePhorte (HR/administrativ leder)
- 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐sr?dgiver holder oversikt over hvilke personer som l?nnes p? prosjektet for hver rapporteringsperiode i et eget dokument med info om prosjektansatte (inkludert hvilke(n) WP hver jobber p?), og oppbevarer f?lgende signerte dokumenter per prosjekt:
- Timelister (H2020) og m?nedserkl?ringer (HEU) skrives ut og signeres fysisk av prosjektmedarbeider og prosjektleder m?nedlig. Timelister for prosjektleder signeres av prosjektleder og instituttleder.
- Erkl?ring om fulltidsstilling (spesielt MSCA) skrives ut og signeres fysisk av prosjektmedarbeider og n?rmeste leder etter endt rapporteringsperiode.
- Prosjekt?konom regner ut l?nnskostnader for rapporteringsperioden og innhenter informasjon fra HR om permisjoner, sykefrav?r, l?nnsopprykk eller andre endringer underveis i perioden som p?virker utregningen
- Prosjekt?konom s?rger for at UiOs rutiner for rapportering av personalkostnader f?lges ved rapportering.
- Horisont Europa: Management and Reporting in Horizon Europe
- Horisont 2020: Dokumentasjonskrav for personalkostnader i Horisont 2020
Driftskostnader
Reiser og andre refusjoner
- Alle reiser og refusjoner skal v?re n?dvendige og relevante for gjennomf?ringen av prosjektet.
- Eksempler p? refusjoner kan v?re utlegg for prosjektmiddag i utlandet, kompensasjon/gavekort til forskningsdeltakere, b?ker, konferanseavgift, abonnementer, software, tilgang til data.
- Bestilling av reise: Den som skal reise f?lger UiOs rutiner og regelverk ved bestilling av reiser.
- I etterkant av reisen: Den som har reist leverer reiseregning i DF?-selvbetjeningsportalen med dokumentasjon som viser at reisen er knyttet til og n?dvendig for prosjektet. Dette kan dokumenteres gjennom bl.a.:
- (Personlig) invitasjon
- Program, hvor det fremg?r at forskeren skal delta i arrangementet
- Deltakerliste fra arrang?r hvor forskeren er oppf?rt
- Andre trykksaker fra arrangementet
- Kopi av presentasjon som er holdt
- Bilder fra arrangementet
- Regnskap sjekker at dokumentasjonen oppfyller kravene f?r utgiften godkjennes for utbetaling, og ettersp?r eventuelt utfyllende dokumentasjon.
- Ved godkjent utbetaling lagrer regnskap komplett reise/refusjon med bilag som PDF i prosjektmappe som alle har tilgang til (forskningsr?dgiver, prosjekt?konom, regnskap)
- 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐sr?dgiver (eller prosjekt?konom?) legger til utfyllende dokumentasjon i samme mappe der dette er n?dvendig for ? oppfylle EUs krav (f.eks. endelig program, bilder, signert deltakerliste, dokumentasjon p? at reisen ikke ble dyrere reise ved forlenget opphold privat)
Organisering av arrangement i regi av prosjektet
- Alle arrangementer skal som hovedregel v?re beskrevet i Grant Agreement Annex B.
- Den som organiserer arrangementet, er ansvarlig for ? f?lge UiOs rutiner for innkj?p.
- F?lgende dokumenter m? legges til bilaget og arkiveres etter arrangementet:
- Endelig program
- Deltakerliste(r), fortrinnsvis signert av deltakerne (per dag hvis over flere dager)
- Navneliste for middag hvis ikke identisk med deltakerlisten over
- I tillegg kan kopi av presentasjoner, eventuelle trykksaker fra arrangementet og bilder med fordel arkiveres
- Hvis det holdes ytterligere m?ter i forlengelse av arrangementet (ogs? bilaterale prosjektm?ter) lagres dokumentasjon p? dette (e-post, m?teagenda) dersom dette ikke fremkommer av programmet og f?rer til ytterligere kostnader (f.eks. forlenget opphold for gjester kostnadsf?rt p? prosjektet, ekstra bevertning).
- Faktura med bilag lagres av BDM/forskningsr?dgiver i prosjektmappe som alle har tilgang til (forskningsr?dgiver, prosjekt?konom, regnskap)
Kj?p av tjenester og andre innkj?p (other goods and services)
- Utgifter skal som hovedregel v?re beskrevet i Grant Agreement Annex B.
- Den som bestiller er ansvarlig for ? f?lge UiOs rutiner for innkj?p.
- 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐sr?dgiver m? bist? ved innkj?p og s?rge for at dokumentasjonskravet ivaretas og arkiveres.
Kj?p av tjenester (subcontracting)
- Utgifter m? v?re beskrevet i Grant Agreement Annex B og budsjettert p? egen budsjettpost, eller avklares med Project Officer om behovet oppst?r i l?pet av prosjektperioden. Kan kreve kontraktsendring.
- Den som bestiller er ansvarlig for ? f?lge UiOs rutiner for innkj?p.
- Kostnaden vil ofte kunne v?re s? stor at det vil utl?se krav om anbudsprosess, som ogs? m? dokumenteres.