1. Toralf Nyst?l fra arkivet gjennomgikk arkivrutiner for ph.d., se arkivplan for forskerutdanning ved SV-fakultetet
Sakene Toralf gjennomgikk i m?tet:
a) Hva skal arkiveres? Forvaltningsloven: §2 (hva er et vedtak, inkl. avvisninger), §11 (saksbehandlingsfrister, veiledningsplikt), §23 (skriftlig), §27 (underretning), §28/29 (klageadgang). FS vs ePhorte: ePhorte er eneste godkjente arkivsystem.
b) Ny rutine for opptak (innstillinger p? sekvensiell godkjenning). Innstillingsskjema og brukerveiledning til ePhorte er tilgjengelig p? v?re for-ansatte-sider. Husk alle s?knader med s?knadsskjema vil legges i ePhorte - ufullstendige s?knader kan avvises via e-post i ePhorte. Det vil g? ut en e-post til enhetene med informasjon om de nye rutinene s? snart de er godkjent av forskningsdekan.
c) Nyttig: Hvordan sende vedtak (ekspedere) via e-post i ePhorte?
d) Nyttig: Hvordan sende kopi med e-post fra ePhorte?
e) utfordringer i kandidatmappene: fremdriftsrapporter (utsettes til H13), kursgodkjenninger er enkeltvedtak (opplyse om klageadgang ved avslag), obs: i arkivplan mangler info om merknader (som skal innhentes ved oppnevning av bed?mmelseskomité og innstillling).
f) ?nske fra enhetene at "Tillegg til arbeidsavtale" (ved tilsetting av stipendiater) og veiledningsavtaler legges p? kandiatmappe/ gj?res leselig for ph.d.-konsulentene
2. Kvalitetssikringssystemet
NOKUT kommer p? bes?k til UiO i juni. Vi har frist til 1. mai p? ? oppdatere kvalitetssikringssystemet v?rt (inkl. ?rshjulet). Alle sender innspill til endringer av beskrivelse/ansvarskart og styrings?rshjul til nettverket. Cecilie forbedrer sidene og presenterer de p? m?te 7. mai. (Vurdere ? legge inn info om program- og emneevalueringer, bruke lenker aktivt i dokumentene, se hvordan studier jobber, rette tekst om tilsettingsorgan for stipendiater, endre tekst om h?ndboka, annet?).
3. Oppf?lging av nettverksseminaret 8. mars + arbeidsstue 4. april
a) Alle er ferdige med "sine" for-ansatte-sider: Vi er klare for publisering! N?r publiseringen er foretatt g?r det ut mail til alle.
b) Vi lager en plan for arbeidet med programsidene i m?tet 7. mai (arbeidet m? v?re klart innen 1. juni, jfr NOKUT-bes?k). M?l: informasjon til b?de stipendiats?kere og s?kere med ekstern finansiering, relevant informasjon til de som er p? program og de som er veiledere. Tenke p? regler for ? skrive p? web. Unng? at brukere g?r seg vill eller m? klikke for mange ganger for ? finne relevant info. F?lge IA-malen. Bruke HFs websider som inspirasjon. Alle kikker p? v?re sider og HFs sider f?r neste m?te og tenker gjennom hva vi ?nsker. Neste trinn er ? jobbe med lokale ph.d.-sider.
4. Informasjon til bed?mmelseskomiteer
Anna ga en statusrapport fra arbeidsgruppen i m?tet. Notatet er omstrukturert, kuttet og gjort om til punkter. Notatet blir presenterert i neste m?te, det skal godkjennes av forskningsdekanen og vurderes presentert for Programstyret.
5. Saker til Programstyret for ph.d.-programmet 23. mai 2013
Innkallingen skal sendes ut torsdag 16. mai.
Se arkivrutiner for s?knader om ? endre studieplaner (Last opp ny studieplan og legg ved en beskrivelse av endringer i et eget notat). FRIST:
6. Diverse:
- Veilederforum 23. mai: Kun 11 p?meldte - send invitasjon igjen!
- Ph.d.kurs i popul?rvitenskapelig formidling - 11. og 12. juni - fullt p? muntlig presentasjon, ledig p? de andre modulene (ny info sendes fra Cecilie, videresend til kandidatene)
- Forsker grand prix 2013 (Alle enheter har sendt ut informasjon til kandidatene - hvem kommer til finalen fra SV i ?r???)
- Valg av ph.d.-kandidater til Programstyret for ph.d.-programmet: 30. april kl. 12.15-14.00 (aud. 6, ES-hus)
- Vera foreslo at fakultetet tar ansvar for oppl?ring av studenter/stipendiater som sitter i r?d og utvalg - tema "rolleforst?else og hvordan representere gruppen?". Cecilie melder videre til studieleder Tone Vold-Johansen.
- Cecilie sjekker tidsplan og oppmeldingsbrev for arbeidsgruppen som skal evaluere vitenskapsteori - informerer nettverket i neste m?te.
- Tips: Matthew (ISS/SAI) kan muligens p?ta seg spr?kvask
- Sp?rsm?l fra Tina: En s?ker til en stipendiatstilling med opptak p? ph.d.-program i Oxford - hva gjelder av lovverk ifht opptak p? flere programmer parallelt? Er det noen som vet hvilket lovverk som regulerer dette? (TIK kan vise til kutt i ansettelsesperiode p? bakgrunn av avlagte emner/ arbeid med prosjekt f?r tilsetting).
- NYE SAKER: Forskerkursportalen hadde samling for nasjonale superbrukere, i Oslo, 8. april. Veldig nyttig! Portalen skal presenteres p? nasjonalt fakultetsm?te i Kristiansand 22.-23. april. Sp?rsm?l om vi ?nsker ? s?ke SAK-midler til videre nasjonal koordinering av ph.d.-oppl?ringen. Er noen av dere sekret?rer for nasjonale fagr?d? De vil spille en viktig rolle i en eventuell koordineringsprosess.
- Noen ideer til tiltak for forskerutdanningen som vi b?r jobbe for ? f? inn i ?rsplanen for 2014?
NESTE M?TE: Torsdag 7. mai - 12.000-14.00 (m?terom 648)