N?r m? du opprette papirkontrakt?
For f?lgende personer kan det ikke opprettes kontrakt i toa-l?sningen og det m? opprettes papirkontrakt:
- Timeansatte eller oppdragstakere som er fast ansatt p? UiO
- Unge arbeidstakere og l?rlinger. Unge arbeidstakere er personer under 18 ?r.
- Personer man ikke ha klart ? opprette en kontrakt for i toa-l?sningen
Veiledning: Opprette papirkontrakt
Skal opprettes i forkant av arbeidet
Kontrakten skal opprettes i forkant av arbeidet slik at man sikrer at personen f?r tilgang til UiOs systemer og har en gyldig arbeidskontrakt ved arbeidstart. Ikke lag kontrakten mer enn seks m?neder tilbake i tid, da det kan bli problemer med at skattekortet ikke hentes opp som det skal og personen kan bli trukket 50 % i skatt.
Timelister
Personer p? timel?nn m? sende inn timelister hver m?ned for ? f? l?nn. Timelistene kommer inn i innkurven din og m? godkjennes for at det skal bli utbetaling. Det er viktig at du gj?r deg kjent med kj?replan for l?nnsutbetaling med frister.
Opprette kontrakt for utenlandsk person
Hvis personen skal jobbe fra utlandet m? det foretas en skatte- og trygdevurdering. Slike kontrakter skal ikke opprettes i toa og du m? ta kontakt med International Staff Mobility Office (ISMO) for hjelp.
Trinn 1: Hvem
- Startdato for kontrakt: Dette er f?rste arbeidsdag. Hvis personen skal undervise m? det legges inn noen dager f?r undervisningen starter som er forberedelsestid.
- Sluttdato for kontrakt: Dette er siste arbeidsdag. Sluttdatoen p? kontrakten m? ikke v?re for tett inntil startdato, da de kun har tilgang til ? f?re timer mens de har en gyldig kontrakt. Ikke sett sluttdato tilbake i tid for da vil ikke kunne f?re timer.
- Ansattnummer: Alle personer som har hatt en kontrakt ved UiO tidligere har et ansattnummer. Hvis du har ansattnummeret kan du legge inn dette og klikke s?k nederst til venstre. Kontrollerer at e-post og telefonnummer er korrekt. Du kan endre dette f?r du g?r til trinn 2.
- Navn: Skriv inn navnet.
- Initialer: Ikke skriv noe i dette feltet.
- E-post: Skriv inn e-post
- Telefonnummer: Skriv kun inn telefonnummeret, ikke landkode. Hvis man legger inn landkoden foran telefonnummeret vil ikke personen motta SMS for signering.
- Landkode for telefon: Velg riktig landkode.
- Nasjonalitet: Legg inn nasjonalitet.
- Portalbruker: Haken for portalbruker skal v?re p?, slik at personen f?r de riktige tilgangene.
- Klikk p? s?k. Dersom riktig person dukker opp velg denne.
Husk ? kontrollere e-post og telefonnummer.
Hvis personen har f?tt en kontrakt tidligere eller finnes i SAP (l?nnssystemet) vil personen dukke opp. Dersom personen som dukker opp ikke er den du skal ansette eller det ikke dukker opp noen person klikker du p? Nyansatt.
Hovedstilling
Hvis personen har en timekontrakt i samme periode som kontrakten du oppretter, vil du f? sp?rsm?l om den nye kontrakten skal v?re hovedstilling.
Du kan klikke p? knappen ?Kontraktsoversikt? ved siden av feltet for ansattnummer for ? f? oversikt over kontraktene til den ansatte.
- Hvis den nye kontrakten er over en lengre periode, har flere timer og har et h?yere l?nnstrinn, s? kan du klikke ja til hovedstilling.
- Hvis den nye kontrakten er p? et mindre volum kan du trykke nei.
- Hvis du skal ansette en vitenskapelig assistent skal du trykke ja for at det skal v?re hovedstilling.
G? til trinn 2.
Trinn 2: Kontrakt
Kontraktstype:
Alderspensjonister p? pensjonistvilk?r
Personer p? pensjonistl?nn kan kun bli engasjert for kortvarig (tilfeldig) arbeid, og ikke ha oppgaver av fast og varig karakter.
Engasjementet skal heller ikke v?re en videref?ring av tidligere arbeidsforhold (ref.?Statens personalh?ndbok?kap 10.12.1). Det vil si at man kan bli engasjert kortvarig/tilfeldig f?rste m?neden etter alderspensjon, men som hovedregel b?r man inneha alderspensjon i minst en m?ned f?r man engasjeres p? pensjonistl?nn.
Alle alderspensjonister som skal gj?re arbeid som timel?nnet skal f? alderspensjonistkontrakt (hvis ikke annet er oppgitt).
Hvis en person eksplisitt ikke ?nsker ? motta l?nn etter pensjonistsats, m? vedkommende v?re klar over at dette kan medf?re:
- tilbakebetalingskrav av pensjon
- livsvarig reduksjon av pensjon pga. reberegning
Les mer om l?nn til alderspensjonister.
Vitenskapelig assistent
Utdanningsstilling som vitenskapelig assistent skal gi mulighet for innsikt i vitenskapelig eller kunstnerisk arbeid og metode. Arbeidsoppgavene skal ligge p? et akademisk niv? og skal best? av vitenskapelig eller kunstnerisk assistanse. Ansettelse i stilling som vitenskapelig assistent skjer for inntil to ?r. Samlet ansettelsestid kan ikke overstige to ?r. Du skal bruke stillingskodene 1018, 1019 eller 1020, og velge hjemmel UH§7-6.i) Vitass. Stillingskoder og yrkeskoder
Studentassistent
Denne kontraktstypen benyttes for ? opprette kontrakter med studentassistenter som har administrative oppgaver, er kollokvieveiledere eller har seminarundervisning. Den m? ikke forveksles med vitenskapelig assistent som er en ?rem?lsstilling. Her skal enten stillingskode 0389 Fagkonsulent eller stillingskode 1429 Aspirant benyttes. Stillingskoder og yrkeskoder
Ved ansettelse av studentassistenter skal du velge hjemmel S§9-1aMidlkar.
H?r med enheten din om hva som er fastsatte satser for denne type stilling.
Eksamensvakt (ikke pensjonistvilk?r)
Du skal velge denne kategorien dersom du skal ansette en eksamensvakt som ikke er pensjonist. Bruk hjemmel S§9-1aMidlkar. Stillingskode 1079 f?rstebetjent.
Undervisning
Dette omfatter undervisning som er en del av institusjonens ordin?re utdanningstilbud, normalt i tilknytning til et emne. Det omfatter alle undervisningsformer (forelesning, kurs, seminarer etc.).
N?r du skal opprette kontrakt for undervisning skal du bruke hjemmel S§9-1aMidlkar. Hvilken stilling du skal velge avhenger av utdannelsen vedkommende har. For eksempel aspirant har ikke mastergrad, mens universitetslektor har mastergrad.
De fleste enheter har bestemt hvilken l?nn de ulike stillingskodene skal ha. H?r med din enhet om du er usikker.
Vekting
P? undervisning er det vanlig ? vekte de ulike arbeidsoppgavene. Vekting skal gjenspeile hvor mye tid en person bruker p? ? forberede seg til og holde en forelesning. Forelesning kan f.eks. vektes med 5. Det vil si at de f?r 5 timer per forelesning. De ulike fakultetene har forskjellig vekting, s? ta kontakt med lokal enhet for ? f? riktige tall.
Det er kun mulig ? ha en vekting per kontrakt. Hvis du skal lage kontrakt med forelesning og seminar, og de har ulik vekting, m? du opprette en kontrakt per oppgave. Dersom personen skal jobbe med flere forskjellige oppgaver i mer enn en m?ned anbefales det ? opprette en m?nedskontrakt.
Generell
Denne kontraktstypen kan brukes der man trenger kortvarig bistand eller der den ansatte selv har stor fleksibilitet til ? velge n?r arbeidet utf?res, eksempelvis til arrangementer, feltarbeid, kontorarbeid etc.
- Hjemmel for midlertidig tilsetting: Velg S§9-1aMidlkar p? alle kontrakter bortsett fra hvis det er en vitenskapelig assistent. Da skal du bruke UH§7-6.i) Vitass.
- Organisasjonsenhet: Bruk pilene p? venstre siden for ? navigere deg til riktig enhet.
N?r du har valgt enhet f?r du opp et nytt bilde. Klikk p? opprett ny stilling.
P? timekontrakter er det kun en stilling per person. Du kan derfor ikke velge en som allerede er opptatt.
- Stillingsbetegnelse lang og kort: Se veiledning for hvordan du skal fylle ut dette.
- Finansieringskilde: Du m? ta stilling til om kontrakten skal belastes grunnbudsjettet eller annen finansiering. Dette er viktig for rapportering til myndighetene. P? studier er det som regel grunnbudsjettet du skal velge.
- Stillingskategori: Du kan velge mellom tre kategorier. Velg det som passer til stillingen.
- Stillingsgruppe: Legg inn stillingskoden og du vil f? opp korrekt stillingsgruppe.
- Yrkeskode: Her kan du enten legge inn tall eller s?ke opp ved hjelp av navn.
Lagre stillingen.
Under stillingen skal du legge inn delprosjekt. Hak av for “Annen”.
Klikk i feltet det st?r 100. Du m? legge inn delprosjekt i K7 b?de p? l?nn og reise.
Fyll inn delprosjektet i feltet K7.
Dersom du skal legge inn arbeidspakke skal du legge dette inn i K5. Hvis du ikke skal legge inn arbeidspakke m? du passe p? at det st?r Dummy i dette feltet.
Hvis du skal ha flere delprosjekt i kontrakten m? du opprette flere arbeidsoppgaver senere i prosessen.
Neste steg er ? legge inn l?nnsinformasjon.
- Tjeneste og eventuell tjenesteansiennitet: Du skal ikke legge inn noe i dette feltet.
- L?nnstabell: Kan ikke redigeres.
- Omr?de: Kan ikke redigeres.
- Stige/spenn: Dette vil automatisk bli fylt ut etter hvilken stillingskode du har valgt. Du trenger ikke ? endre p? dette feltet.
- L?nnstrinn: Dette feltet f?r automatisk en verdi etter hvilken stillingskode du har valgt. Velg riktig l?nnstrinn. Nyttig informasjon: L?nnsfastsettelse for kontrakter i toa-l?sningen og L?nnstabeller og -satser. Hvis feltet er gr?et ut og du ikke f?r til ? endre, m? du g? opp til stillingen og se om den er registrert riktig.
- Kronetillegg: Hvis dere har blitt enige om en ?rsl?nn kan du legge inn et kronebel?p for ? komme opp til avtalt ?rsl?nn.
- Total ?rsl?nn: Feltet viser total ?rsl?nn samt timel?nn.
N?r du oppretter kontrakt vet du ikke hvilken fagforening personen er medlem av. N?r personen signerer kontrakten m? den ta stilling til dette. Hvis personen er medlem av LO/YS vil det bli registrert l?nnstrinn i SAP (l?nnssystemet), hvis personen er medlem av Akademikerne/Unio eller er uorganisert vil det bli registrert en ?rsl?nn.
Du trenger ikke ? endre feltene for arbeidsplan og status for tidsadm. Det m? v?re slik for at personen skal kunne f?re timer.
Du skal heller ikke hake av for unntatt gruppeliv, unntatt statens pensjonskasse eller unntatt arbeidsgiveravgift.
Klikk p? trinn 3.
Trinn 3: Arbeidsoppgave
Klikk p? legg til arbeidsoppgave.
Dette bildet vil avhenge av hvilken type kontrakt du har valgt. Bildet viser undervisning.
- Arbeidsoppgave: Velg riktig arbeidsoppgave.
- Emnekode: Legg inn riktig emnekode
- Kostnadstilordning: Du trenger ikke ? endre p? denne hvis kontrakten skal ha et delprosjekt, siden du la inn dette tidligere i prosessen. Hvis du skal ha flere delprosjekt i kontrakten kan du hake av for annen og legge inn delprosjektet her.
- Antall timer: Legg inn avtalt timer.
- Vekting: Det er kun mulig ? vekte p? undervisningsoppgaver. Vekting er forberedelsestid. Hvert fakultet har besluttet hva undervisningen skal vektes med og det er ikke sentralt bestemt. Hvis du er usikker, m? du ta kontakt med fakultetsadministrasjonen.
Klikk Ok og g? videre til trinn 4.
Trinn 4: Fritekstfelt
Du kan legge inn annen informasjon til kontrakten i fritekstfeltet. Det du skriver her vil bli synlig i kontrakten. Det er ogs? mulig ? laste opp vedlegg.
Trinn 5: Merknader
Dette er informasjon til leder som skal godkjenne kontrakten. Kontraktsmottaker vil ikke se denne informasjonen.
Send til godkjenning og feilmeldinger
N?r du har g?tt gjennom alle trinnene i kontrakten kan du klikke p? “G? til sammendrag”.
Se gjennom kontrakten. Klikk p? "Vis kontrakt" hvis du ?nsker ? se hvordan kontrakten ser ut. N?r alt ser greit ut klikker du p? "Send til godkjenning".
Da kommer det opp en bekreftelsesboks, hvor du m? klikke ?Send inn? p? nytt. Skjemaet blir da sendt til leder (GK2). N?r leder har godkjent kontrakten vil det bli sendt en e-post til den eksterne med lenke for signering.
Hvis ikke det kommer opp en bekreftelsesboks, m? du skrolle deg helt opp i kontrakten. Der vil det ligge en feilmelding. Se kjente feilmeldinger i toa (dfo.no).
Sende e-post til timeansatt
N?r du har opprettet kontrakten kan du sende en e-post til den eksterne med informasjon om hvordan signere kontrakt og f?re timelister. Nedenfor finner du forslag p? tekst til e-post samt lenke til UiOs nettside for timeansatte. Teksten er b?de p? norsk og engelsk.
Hvis du oppdager at du lagt inn feil informasjon i kontrakten
- Kontakt leder og be hen avvise den. Da vil den komme tilbake til deg og du kan rette opp eventuelle feil f?r du p? nytt sender den til leder.
- Hvis leder allerede har godkjent kontrakten kan du be kontraktsmottaker avvise kontrakten slik at du f?r rettet opp.
- Hvis kontraktsmottaker allerede har signert kontrakten m? du f?lge rutiner for endring av kontrakt.
Timeantall i kontrakt
Person ansatt p? timekontrakt kan ikke f?re flere timer i kontrakten enn det som st?r i kontrakten. Dersom personen jobber mer enn planlagt m? det opprettes en kontrakt til med flere timer.
En normal arbeidsdag er 7,5 timer og en normal arbeidsuke best?r av 5 arbeidsdager p? til sammen 37,5 timer. Med 52 uker i ?ret gir dette 1950 arbeidstimer pr ?r. Delt p? 12 m?neder gir dette 162,5 arbeidstimer pr. m?ned.
Dersom personen skal jobbe overtid, mer enn 9 timer dagen eller 40 timer i uken, m? dette avtales med n?rmeste leder.
Rettigheter for personer ansatt p? timekontrakt
- Personer ansatt p? timekontrakt har rett p? sykepenger og etter to m?neders ansettelse rett p? egenmelding.?
- Personen opptjener feriepenger som blir utbetalt i juni ?ret etter. Dersom de med sikkerhet ikke skal fortsette ? jobbe p? UiO etter avsluttet kontrakt kan saksbehandler sende inn et fratredelsesskjema og be om sluttoppgj?r. (lenke til rutine for sluttoppgj?r).
- Medlemskap i Statens pensjonskasse ved minst 20 % stilling. Dersom en ansatt arbeider i flere mindre stillinger kan stillingene i sum gi rett til medlemskap.
- Gruppelivsforsikring (spk.no)
Videre oppf?lging
Trenger du hjelp?
Kontakt: toa-hjelp@admin.uio.no