Leders ansvar ved sykefrav?r

Fra dag 1: Dialog med sykmeldt og kontroll av sykmelding

Oppf?lging av sykmeldtOppf?lging av sykmeldt

Hold l?pende kontakt med den sykmeldte. Vis omsorg.

Avklar:

• Forventet sykeperiode
• Forventet tilbakekomst
• Sykmeldtes arbeidsevne
• Behov for tilrettelegging
• Mulighet for reduksjon/behov for ?kning av sykmeldingsprosenten

Administrativ oppf?lging - kontroll og godkjenning av sykefrav?ret

F?r godkjenning av egenmelding, sjekk at den ansatte har rett til bruk av egenmelding. 

Unders?k samtidig om det er krysset av for "arbeidsrelatert frav?r" i egenmeldingen. For slike tilfeller kreves en s?rskilt oppf?lging av tilretteleggingsbehov og hvordan framtidige arbeidsrelaterte frav?r kan forebygges. 

• Kontroll av egenmelding

F?r kontroll og godkjenning av sykmelding/s?knad om sykepenger, skal selvbetjeningsportalen (DF?) v?re oppdatert s? langt det er mulig. Dette gjelder framm?te, egenmelding og ferie. 

• Kontroll av sykmelding
• Kontroll av s?knad om sykepenger

S? tidlig som mulig, og innen 4 uker: Oppf?lgingsplan

Oppf?lging av sykmeldt

Inviter den sykmeldte til en samtale (m?te/telefon) og utarbeid i felleskap en oppf?lgingsplan (nav.no). For digital oppf?lgingsplan, se informasjon fra Nav (nav.no). 

Planen skal inneholde:

• Vurdering av sykmeldtes oppgaver og arbeidsevne
• Avklaring av om sykefrav?ret skyldes forhold p? arbeidsplassen
• Vurdering av tilrettelegging, gradert sykmelding (nav.no) og andre tiltak som arbeidsgiver kan gjennomf?re
• Dato for neste m?te og m?l som skal oppn?s i mellomtiden

Administrativ oppf?lging

Send oppf?lgingsplan til sykmelder.

Innen 7 uker: Dialogm?te 1

Oppf?lging av sykmeldt

I god tid innen 7 uker: innkall den 100 % sykemeldte til et dialogm?te for ? evaluere oppf?lgingsplanen og vurdere andre tiltak som kan hjelpe den sykmeldte tilbake i arbeid. V?r oppmerksom p? at aktivitetsplikt (nav.no) inntrer ved ?tte ukers sykmelding. 

Ved gradert sykmelding anbefales det ogs? ? gjennomf?re et dialogm?te s?fremt det ikke er ?penbare grunner til unntak. 

Det anbefales ? gjennomf?re samtalen f?r den digitale planen fylles ut. 

Oppf?lgingsplanen b?r ogs? sendes til sykemelder. 

Hvis en av parten ?nsker det, kan f?lgende ogs? delta p? dialogm?tet: 

• Enhet for bedriftshelsetjeneste (BHT)
• Sykmelder og/eller annen behandler dersom arbeidstaker godkjenner det
• En tredjepart, for eksempel tillitsvalgt eller annen r?dgiver

Unntak fra ? avholde dialogm?te:

• N?r sykdoms- eller skadetilfellet er av en slik art at sykmeldt arbeidstaker uansett vil vende tilbake til jobb uten at det er n?dvendig med s?rlige tilretteleggingstiltak.
• Ved alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastsl?s at arbeidstaker mest sannsynlig ikke vil v?re i stand til ? vende tilbake til arbeid.
• I tilfeller der det ikke er behov for dialogm?te anbefales at leder sender inn melding til NAV om at dialogm?te er vurdert, men at det ikke er behov for ? avholde. 

Administrativ oppf?lging

Send kopi av oppdatert oppf?lgingsplan til sykmelder og til NAV.Send kopi av oppdatert oppf?lgingsplan til sykmelder og til NAV.Send oppdatert oppf?lgingsplan til sykmelder og til NAV.

Innen 6 m?neder: Dialogm?te 2

Oppf?lging av sykmeldt

NAV innkaller sykmeldt, arbeidsgiver (vanligvis n?rmeste leder) og sykmelder til dialogm?te 2 (nav.no):

• Sykmeldt arbeidstaker og leder som representant for arbeidsgiver har som hovedregel m?teplikt.
• Hvis ?nskelig kan ogs? Enhet for bedriftshelsetjeneste innkalles.
• Tema er evaluering av oppf?lgingsplanen og vurdering av muligheter for l?sninger som ikke er utpr?vd p? arbeidsplassen.
• Ved behov kan ogs? rehabilitering eller arbeidsrettede tiltak i regi av NAV diskuteres.
• I tilfeller der det ikke er behov for dialogm?te anbefales at leder sender inn melding til NAV om at dialogm?te er vurdert, men at det ikke er behov for ? avholde. 

Administrativ oppf?lging

Oppdatert oppf?lgingsplan skal sendes NAV senest ¨¦n uke f?r m?tet. Planen skal vise hvilke  virkemidler som er tatt i bruk og hvilke som er vurdert.

Fra 8 m?neder: Oppf?lging av langtidssykemeldte

Oppf?lging av sykmeldt

Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner (GRUF) i Seksjon for l?nn tar kontakt med den sykmeldtes n?rmeste leder og lokal personalkonsulent. Etter avtale med leder vil GRUF invitere til et m?te med den sykmeldte, n?rmeste leder og personalmedarbeider. 

Form?let med m?tet er ? avklare veien videre og eventuelle s?knader om st?nader. 

I m?te med Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner gjennomg?s f?lgende:

• Forhold som kan p?virke maksdatoen, som ferieavvikling under sykmelding og eventuelle friskmeldingsperioder.
• Informasjon om s?knad om uf?repensjon fra SPK/ arbeidsavklaringspenger (AAP) fra NAV. 
• Informasjon om uf?repermisjon fra UiO.
• Sykepengerettigheter etter maksdato.

Ansvaret for ? s?ke om uf?repensjon og -permisjon ligger hos den sykmeldte og sykmelder. Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner kan bist? med veiledning til ? fylle ut s?knadene. Det er anbefalt ? s?ke minst tre m?neder f?r maksdato. 

Er det ?nske om bistand fra Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner p? et tidligere tidspunkt kan n?rmeste leder eller personalmedarbeider ta kontakt.

Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner sender informasjonsbrev til den sykmeldte ut fra den enkeltes situasjon. Leder og personalmedarbeider er kopimottakere. I de fleste tilfeller vil det forutsette at n?dvendige avklaringer om videre prosess er foretatt mellom leder og ansatt. 

Administrativ oppf?lging

• Bist? Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner med ? avklare behovet for et m?te, finne m?tetid og sted som passer for alle parter, samt delta p? m?tet sammen med den ansatte.  
• Bidra med n?dvendig informasjon til Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner for ferdigstillelse av brev til den ansatte om maksdato.
• Motta og behandle s?knad om permisjon. 
• Gj?re permisjonsbrev tilgjengelig for Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner innen gitte frister for l?nnskj?ring ved UiO.
• Informere Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner om friskmelding innen maksdato. 

Friskmelding

Oppf?lging av friskmeldt medarbeider

? komme tilbake p? jobben, s?rlig etter langvarig sykefrav?r, er ikke alltid enkelt. Det kan v?re behov for tilrettelegging n?r en ansatt kommer tilbake i arbeid. Tilrettelegging kan v?re viktig for ? forebygge nytt sykefrav?r. Tilretteleggingsbehovet kan v?re kortvarig i en overgangsfase eller mer langsiktig. Dialogen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er derfor viktig ogs? i oppstartsfasen.

• Avklar om det er behov for fysisk og/eller organisatorisk tilrettelegging etter gjeninntredelse i stillingen.
• S? lenge det er behov for det, b?r leder og ansatt ha jevnlige m?ter for ? sikre god integrering og for raskt ? kunne forebygge nytt sykefrav?r. Enhet for bedriftshelsetjeneste kan bist? med r?d og veiledning. 
• Tilretteleggingstiltak b?r f?lges opp og evalueres underveis. 
• For hjemmekontor som tilretteleggingstiltak, se gjeldende regelverk for fjernarbeid. 

Administrativ oppf?lging

• Informer Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner om at den ansatte er friskmeldt. 
• Hvis det er s?kt uf?repensjon fra SPK: 
  • Den ansatte m? selv melde fra til SPK ved  friskmelding.
  • Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner kansellerer pensjonsmelding til SPK. 

Fortsatt syk etter maksdato

Form?l

Arbeidsgiver har et overordnet ansvar for ? legge til rette for at arbeidstakere med sykefrav?r i st?rst mulig grad kan komme tilbake til arbeid, herunder vurdere muligheten for omplassering til en annen stilling. Form?let med denne rutinen er ? sikre at ansatte f?lges opp i permisjonstiden etter opph?r av sykepengerettigheter med tanke p? tilbakef?ring til arbeid, samt angi hvilke vurderinger som legges til grunn for eventuell videre permisjon. Dette vil bidra til at vi hindrer frafall fra arbeidslivet, og at vi f?r avklart den ansattes framtidsutsikter for ? komme tilbake i arbeid, enten det er helt eller delvis.

Praksis for permisjon

I staten er det praksis for at ansatte med sykefrav?r som regel gis permisjon uten l?nn i inntil ett ?r etter at sykel?nnsperioden etter hovedtariffavtalene p? 49 uker og fem kalenderdager har l?pt ut. Senest 3 m?neder f?r utl?p av sykel?nnsperioden skal n?rmeste leder innkalle til en samtale for ? f? avklart utsiktene til om den ansatte kommer tilbake til stillingen, eller om det fortsatt vil v?re et sykefrav?r, samt  at den ansatte kan f? informasjon om hvordan s?ke om pensjon, og ytelsene vedkommende kan f? fra NAV og/eller Statens pensjonskasse.

Oppf?lging av den ansatte i permisjonstiden

Det er n?rmeste leder som har oppf?lgingsansvaret.

Permisjonen innvilges helt eller delvis tilsvarende sykefrav?ret, og b?r som hovedregel innvilges for inntil tre m?neder av gangen.

I samsvar med kravene til sykefrav?rsoppf?lging ellers, har b?de leder og den ansatte gjensidige rettigheter og plikter i permisjonstiden. Leder har ansvar for ? lage en oppf?lgingsplan i Öйú¾º²ÂÍø_Öйú×ã²ÊÍø-×ãÇòÍƼö med den ansatte.  Oppf?lgingen av den ansatte m? tilpasses den enkelte, og den ansatte er forpliktet til ? medvirke til tilretteleggingen.

Leder gj?r en konkret vurdering i dialog med den ansatte p? hvor ofte det skal avholdes m?ter for ? sikre at oppf?lgingsplanen f?lges opp og revideres, og leder setter opp m?tene enten fysisk p? UiO, via Zoom/Teams, eller p? telefon. Den ansatte kan ha med seg en bisitter eller en annen tillitsperson p? m?tene hvis den ?nsker det. Lokal HR og/eller annen st?ttespiller kan delta fra arbeidsgiversiden hvis det vurderes som hensiktsmessig.

Leder avklarer ellers hvordan den ansatte holder kontakt med arbeidsstedet (informasjon p? e-post, invitasjon til m?ter, uformell dialog med leder, mv.) og ogs? mulighet for ? delta p? aktuelle sosiale tilstelninger.

Innhold i oppf?lgingsplanen

Noen sentrale punkter i oppf?lgingen, som skal nedfelles i oppf?lgingsplanen er:

• Utfra foreliggende prognose, avklare hvor lenge permisjonen skal innvilges. Den ansatte vil i samr?d med sin lege/behandler kunne angi sin framtidige arbeidsevne.
•   Hvis 100% permisjon: Hva skal til for ? komme tilbake i helt eller delvis arbeid?
•   Sett opp milep?ler og m?l for eventuelle oppgaver som skal utf?res i perioden.
•  Vurdere behov for fortsatt tilrettelegging av arbeidsoppgaver.
  • Aktuelle sp?rsm?l til den ansatte:       
  • Hvis tidligere tilretteleggingstiltak:
  • Hva har fungert, og hva har ikke fungert?
  • Hvis det ikke har fungert, hva er ?rsakene til det?
  • Er det behov for ? justere p? tiltakene p? grunn av endring/utvikling i behandlingsopplegget og/eller helsetilstanden til den ansatte?
  • Kan den ansatte fortsette i n?v?rende stilling med x% permisjon, men med endring av arbeidsoppgavene?
  • Er det aktuelt ? pr?ve ut arbeidsevnen p? et annet arbeidssted, lokalt eller p? en annen enhet?
• Ved behov har leder en dialog med den ansatte p? hvordan den ansatte skal kunne f? avklart sin arbeidsevne.
  • Hvis den ansatte samtykker til det, kan fastlegen/behandler kontaktes for ? f? en vurdering av arbeidsevnen og hvilke oppgaver som medisinsk sett er mulig.
  • Hvis den ansatte samtykker til det, kan NAV kontaktes hvis det er behov for arbeidsevnevurdering (vedkommendes muligheter og utfordringer mot kravene p? arbeidsplassen og krav i arbeidslivet)
  • Enhet for BHT kan bist? med funksjonsevnevurdering (vurdere kravet til stillingen sett opp mot vedkommendes funksjon).

Underveis i permisjonstiden skal leder og den ansatte ha en fortl?pende dialog om hvordan situasjonen er for den ansatte, og hva som skal til for at den ansatte skal klare ? ?ke arbeidsevnen. Er det behov for ? justere p? oppgavene og tiltakene, eller m? en vurdere nye tiltak? Er det behov for ? f? en bedre avklaring rundt arbeidsevnen?

Dokumentasjon av oppf?lgingen

Leder skriver referat fra m?tene med oppsummering av hva man har blitt enige om. Den sykmeldte har rett til ? kommentere referatet. Alle planer og referater fra m?ter og samtaler arkiveres i vedkommendes personalmappe. Det samme gjelder dokumentasjon fra lege/behandler/NAV.

Administrativ oppf?lging

• Behandle permisjonss?knad i henhold til gjeldene personalrutine, se personalrutine for s?knad om permisjon ved uf?repensjon
• Klinmed: Er du leder ved Institutt for klinisk medisin, skal du f?lge Klinmeds rutine for oppf?lging av sykemeldt over ett ?r.

Vurdering av fremtidig arbeidsevne etter ett ?rs ul?nnet permisjon

Hvis permisjonen har vedvart i ?tte m?neder, m? leder avklare med den ansatte hvordan den fremtidige arbeidsevnen er.  Det m? vurderes om fortsatt permisjon skal innvilges, eller om arbeidsforholdet skal avsluttes.

Relevante momenter i vurderingen er:

• Hva er prognosen? Arbeidsgiver ber den ansatte om ? fremskaffe dokumentasjon fra lege/behandler som viser hvilke muligheter den ansatte har for ? ?ke arbeidsevnen innen rimelig tid. 
• Om vedkommende fortsatt er i et behandlingsopplegg og eksempelvis har et dokumentert langt behandlingsl?p, venter p? behandling, eller deltar i et oppf?lgingstiltak i regi av NAV.

Det kan v?re aktuelt med et m?te mellom leder, den ansatte, fastlegen og/eller NAV for ? avklare sannsynlighet for gjeninntreden i jobb, og i hvilken stillingsprosent.

a) Fortsatt permisjon innvilges for et angitt tidsrom.

Fortsatt permisjon innvilges fordi det er dokumentert av fastlege og/eller av NAV at den ansatte vil kunne gjenoppta arbeidet helt eller delvis innen rimelig tid, som normalt er 6 til 12 m?neder avhengig av hvor sikker prognosen er.

Hel eller delvis permisjon innvilges som hovedregel for tre m?neder av gangen. Leder har ansvar for at den ansatte f?lges opp i den utvidede permisjonstiden i henhold til hva som er angitt ovenfor, og i henhold til eventuelle anbefalinger fra lege eller NAV.

b)Avslutning av arbeidsforholdet

Arbeidsgiver m? vurdere om det er saklig grunn for oppsigelse. OPA skal i s? fall kontaktes for ? kvalitetssikre disse vurderingene.

Sentrale momenter i en slik vurdering er hvorvidt syk arbeidstaker vil komme tilbake til jobben innen rimelig tid, og om arbeidsgiver har tilrettelagt s? langt det er mulig for ? f? den ansatte tilbake i arbeid. I sistnevnte ligger det ogs? at arbeidsgiver m? vurdere om vedkommende kan tilbys en annen passende ledig stiling ved hele UiO som vedkommende er kvalifisert for, jf statsansattelovens ¡ì 20, annet ledd.

Dersom det etter dette fortsatt ikke kan dokumenteres at den ansatte kan gjenoppta arbeidet innen rimelig tid, kan enten den ansatte si opp stillingen selv, eller at arbeidsgiver gjennomf?rer en oppsigelsesprosess.

Administrativ oppf?lging

• F?lg personalrutinene ved uf?repensjon og fratredelse.
• Klinmed: Institutt for klinisk medisin har en s?rskilt praksis for innvilgelse av permisjon utover ett ?r.