Mandat for plangruppa

Bakgrunn

Plangruppe ble opprettet p? m?tet i universitetsstyret 21. juni 2011 p? grunnlag av notat om “Prioriteringer p? IT-omr?det”. Dette notatet skisserte tiltak p? tre omr?der:

  • Kortsiktige tiltak
  • Strukturelle endringer/tilpasninger av organisasjon med sikte pa? a? tydeliggj?re og forbedre de viktigste rollene rundt administrative IT-?systemer
  • Strategi for trinnvis utvikling/oppgradering av systemer innen administrative IT-l?sninger

Mandat

Universitetsdirekt?ren ga plangruppa f?lgende mandat:

Plangruppen skal utarbeide et forslag til tiltak som kan gj?re administrative IT-?systemer mer brukervennlige og gi en bedre st?tte til de viktigste administrative prosessene ved UiO.

  • Kortsiktige tiltak
  • Strukturelle endringer/tilpasninger av organisasjon med sikte pa? a? tydeliggj?re og forbedre de viktigste rollene rundt administrative IT-?systemer
  • Strategi for trinnvis utvikling/oppgradering av systemer innen administrative IT-l?sninger

Kortsiktige tiltak

Kortsiktige tiltak for administrative IT-?systemer foresl?s som f?lger:

  • F?rre innlogginger, enklere tilgang til administrative IT-?systemer
  • Mer effektiv brukeradministrasjon
  • Bedre oversikt over oppgaver i de admininstrative IT-?‐systemene
  • Retting av feil i systemene

Strukturelle forhold

Det skal gj?res en vurdering av forholdene knyttet til utvikling og eierskap av de enkelte systemene. Som et ledd i dette arbeidet skal det lages et overordnet funksjons‐/oppgavekart for de aktuelle omra?dene. Et slikt kart ma? beskrive:

  • De forskjellige funksjonene / oppgavene innen det enkelte omra?dene
  • Funksjonenes viktighet
  • Funksjonenes volum (hvor mange som er involvert og hvor ofte funksjonene ut?ves, mm)
  • Hvordan funksjonene avhenger av hverandre

Strategi

Det skal etableres en tydelig strategi for den videre utviklingen av de sentrale administrative IT‐systemene. F?lgende aktiviteter skal innga? i strategiprosessen:

  • Prioritering av de mest kritiske systemene, med sikte pa? identifisere hvor gevinstpotensialet er st?rst
  • Benchmarking i forhold til liknende organisasjoner, eksempelvis andre akt?rer i den norske UH-?sektoren, nordiske universiteter og andre akt?rer med liknende problemstillinger som UiO.
  • Kartlegging av dagens kommunikasjonlinjer rundt disse systemene mellom niva?ene (fra sentralt hold og nedover pa? enhetene og motsatt)

Plangruppen skal:

  1. Vurdere behovet for a? gj?re en detaljert analyse innenfor omra?det, og gjennomf?re en detaljanalyse dersom en slik er n?dvendig
  2. Foresla? endringer i systemlandskapet med sikte pa? a? oppna? bedre brukervennlighet og/eller en mer tilpasset prosess-?‐st?tte
  3. Foresla? ma?lekriterier for a? kunne kvantifisere effekten av de foresla?tte endringene
  4. Foresla? en tidsplan for implementering av endringene
  5. S?rge for at det utvikles en oppl?ringsplan knyttet til endringer av systemer og funksjonalitet.
  6. Plangruppen skal s?rge for at det informeres om plangruppens arbeid pa? alle niva?er i organisasjonen

Plangruppen organiserer selv arbeidet innenfor et hensiktsmessig antall arbeidsgrupper. Plangruppen rapporterer til universitetsdirekt?ren.

Publisert 18. mai 2012 18:55 - Sist endret 11. mai 2014 10:58