Fordele ufordelte brev
- Pass p? at du er inne i Enhetens saker og dokumenter.
- Klikk p? Ufordelte brev, og til h?yre i skjermbildet vil alle ufordelte innkomne journalposter/brev vises
- For ? lese dokumentet f?r du fordeler: klikk p? pdf- eller word-ikonet ved journalposten og svar OK for ? ?pne det. Lukk dokumentet p? vanlig m?te n?r du er ferdig.
- Fordele til saksbehandler: Klikk p? konvolutt-ikonet tilh?rende journalposten du vil fordele, og velg Fordel.
- Du f?r da opp bildet hvor du skal fordele journalposten/brevet til riktig saksbehandler.
- Fyll inn saksbehandlers brukernavn og trykk p? tabulatortasten, eller s?k saksbehandler opp med ? klikke p? forst?rrelsesglasset til h?yre for Saksbehandler-feltet.
- I feltene under fanen Interne mottakere kan du eventuelt sette p? saksbehandlere eller administrative enheter du mener trenger kopi av journalposten.
- Du kan eventuelt hake av Send kopi med e-post, b?de for saksbehandler du fordeler til og for eventuelle andre saksbehandlere som skal ha kopi. Disse vil motta en e-post med lenke til journalposten i ePhorte.
- NB! Varsle med e-post fungerer forutsatt at du har fylt ut saksbehandlerfeltet.
- Du kan ogs? legge inn en merknad til saksbehandler, og velge ? lagre merknaden p? journalposten ved ? hake av for ”Lagre merknad”.
- Avslutt med ? klikke Lagre.
Sjekk korrekt registrering av administrativ enhet
- Saksbehandleren du fordeler til m? ha en saksbehandlerrolle ved den enheten som er fylt inn i feltet Adm.enhet, ellers m? ogs? administrativ enhet endres.
- Feil adm.enhet for saksbehandler har f?lgende konsekvenser:
- Journalposten forblir ufordelt.
- Du f?r feilmelding n?r du huker av for ”Send kopi med e-post”, n?r det er uoverensstemmelse mellom valgt saksbehandler og administrativ enhet finner ikke ePhorte saksbehandlers e-postadresse.
- Dette rettes p? f?lgende m?te:
- Fjern det som st?r i feltet Adm.enhet.
- Fyll ut Saksbehandler-feltet, saksbehandlers administrative enhet fylles automatisk inn.
- Hvis saksbehandleren har roller ved flere enheter, er det enkleste ? s?ke opp vedkommende med ? klikke p? forst?rrelsesglasset som nevnt over, for s? ? velge riktig rolle/enhet i listen du f?r opp.
Viderefordele brev som ikke skal behandles ved din enhet
- Fjern det som st?r i feltet Adm.enhet.
- Fyll ut feltet med den enheten som skal behandle brevet.