Vedlegg

Framgangsm?ter

Det er to m?ter du kan hente og legge til et vedlegg til en journalpost:

1. Nytt vedlegg
   Nytt betyr at du enten oppretter et helt nytt dokument via maler i ePhorte eller at du henter et dokument fra hjemmeomr?det p? din PC.
2. Knytt til eksisterende dokument
   N?r du knytter til et eksisterende dokument henter du et dokument fra en annen sak i ePhorte eller fra saken hvor du oppretter journalposten.

1. Nytt vedlegg til journalpost

• Status p? journalposten m? v?re R.
• Du st?r i saksbildet.
• Klikk journalposten for ? komme til dokumentet hvor du skal legge inn vedlegg.

• Du f?r opp bildet som vist under. Klikk p? nedtrekksmenyen ved dokument-ikonet og velg Nytt vedlegg.

• Du f?r opp bildet hvor du skal legge inn informasjon om vedlegget.

• Fyll ut feltene:
  • Dokumenttittel: Skriv inn tittel som skiller vedlegget fra hoveddokumentet.
  • Dokumentstatus: La det st? B.
  • Dokumentkategori: La det st? ND-Noarkdokument
  • Tilknytningskode: La det st? V-Vedlegg
  • Lokalisering: Hvis vedlegget for eksempel er en cd, bok, katalog, osv...Skriv da inn i dette feltet hvor vedlegget er plassert / blir oppbevart.
  • Tilgangskode: Sett tilgangskode hvis vedlegget skal unntas offentlighet.
  • Hjemmel: N?r du setter tilgangskode fylles hjemmel ut automatisk i dette feltet.
  • Tilgangsgruppe: Her kan du legge Ad Hoc eller Fast tilgangsgruppe.
• Klikk s? p? Lagre og nytt dokument.
• Du f?r opp valg av mal eller hente fil fra disk.

Hente fil fra disk

• Marker Hente fil fra disk og klikk OK.

• Finn filen du ?nsker ? hente p? maskinen din.

• Du kommer tilbake til bildet som vist under og dokumentet du hentet fra disk er n? et vedlegg i journalposten.

• For ? sjekke at du har f?tt inn riktig fil/dokument, klikk p? Word-ikonet tilh?rende vedlegget. Du f?r opp et vindu med sp?rsm?l om du vil lese. Klikk OK og dokumentet ?pnes for lesing.

• For ? komme tilbake til ePhorte: lukk dokumentet i Word.

Slette vedlegg

• Status p? vedlegget m? v?re B.
• Klikk p? nedtrekksmenyen ved dokument-ikonet og velg Slett vedlegg.

N?r du velger mal

• Velg riktig mal og klikk OK (hvilke maler du f?r opp er avhengig av hvor du er ansatt).

• Etter at du har klikket OK, f?r du opp brevmalen og kan skrive vedlegget.

• N?r du er ferdig, klikk p? Return to ePhorte.

• Klikk Yes for ? lagre dokumentet.

• Du da f?r opp boksen hvor du velger hva som skal skje med vedlegget:

• Skal vedlegget godkjennes? Huk av for Til godkjenning.
• Marker dokument som ferdig om du er ferdig med vedlegget. (vedlegget f?r da status F-Ferdig).
• Ikke ferdig? ikke huk av noe og klikk kun p? Utf?r.
• Avslutt med Utf?r.
• Du kommer da tilbake til bildet som vist under og dokumentet har lagt seg som vedlegg p? journalposten.

• Status er B (under arbeid) fordi vi valgte ? ikke markere dokumentet som ferdig.
• N?r et dokument har er status B (under arbeid), kan du enkelt g? inn i dokumentet og redigere:
  • Klikk p? dokument-ikonet.
  • Velg Rediger tekstdokument.

• Hadde du valgt ? ferdigstille vedlegget ville det f?tt status F ¨C ferdig.
• For ? redigere et vedlegg med status F ¨C m? du inn ? endre status tilbake til B:
• Velg Rediger dokumentdetaljer og sette dokumentstatus til B og klikker Lagre.

2. Knytt til eksisterende dokument

• For ? legge til et eksisterende dokument som vedlegg kan du hente et dokument fra en annen sak eller hente et dokument fra den samme saken som journalposten ligger p?.
• Tips: Hvis dokumentet du skal legge til som vedlegg tilh?rer en annen sak, skriv ned saksnummeret og nummer p? journalposten f?r du g?r inn og velger Knytt til eksisterende dokument.
• Klikk bl? skrift til h?yre for journalpostikonet for ? komme til dokumentet hvor du skal legge inn vedlegg.

• Klikk p? dokumentikonet og velg Knytt til eksisterende dokument:

• Klikk p? forst?rrelsesglasset for ? f? opp et s?k hvor du kan finne dokumentene i saken.

• I vinduet du f?r opp kan du enten hente dokumenter fra en annen sak eller fra saken du jobber i.

Hente dokument fra en annen sak

• For ? hente dokumenter fra en annen sak enn den du jobber i, f?lger du den samme prosessen som over frem til det siste bildet.
• I stedet for ? ?pne mappen Journalposter i sak klikker du n? p? p? Dokumenter.
• Til h?yre i bildet kan du n? s?ke frem saken med dokumentet du vil bruke som vedlegg.
• Enkleste m?ten ? f? hentet rikgtig dokument, er hvis du har saksnummeret og journalpostnummeret hvor dokumentet ligger.
  • Saksnummer: Skriv inn saksnr. p? saken.
  • Dokumentnr.: Skriv inn journalpostnummeret i feltet. (litt forvirrende at det st?r dokumentnr.....)
• Klikk S?k n?: resultatet f?r du nederst i vinduet.

• Velg ved ? huke av i boksen og klikk p? Legg til valgte rader.
• Huk av og klikk Lagre.

• N?r du har valgt ? huke av og Lagre, kommer du tilbake til bilde som under og dokumentet du valgte er n? vedlegg p? journalposten.

Hente dokument fra saken du jobber i

• Klikk p? plusstegnet foran Journalposter og alle journalpostene p? saken listes opp under.

• F? frem enkeltdokumentene p? journalposten ved ? klikke p? teksten.
• Huk av for dokumentet du vil ha som vedlegg og klikk p? Legg til valgte rader.

• Huk av og klikk Lagre.

• Etter at du har klikket Lagre kommer du til bildet som viser at dokumentet n? ligger som vedlegg p? journalposten.