M?te 5. april

1. Fast post: runde rundt bordet

Oppdatering fra UiO-INT-nettverket

og UV-institutter

Mari, ny kollega, p? plass i fak.sekr. som avlaster arbeid med forh?ndsgodkjenninger. Hun skal ikke jobbe med studentutveksling. 

Bruk av motivasjonsbrev som krav til opptak og bruken av den fremover.

Oppsummering:

Det er en utfordring at studenter ikke leser info p? nettsidene. Motivasjonsbrev har v?rt brukt for ? presse studenter til ? gj?re seg kjent med emnetilbud & eventuelle begrensinger, spr?kkrav osv ved aktuelle steder f?r s?knadsfristen - for i st?rre grad sikre at de s?ker p? riktig avtale. Dette semesteret s?kte mange studenter p? avtaler de ikke er kvalifisert for, selv om de skrev motivasjonsbrev til spesifikke steder. Da fungerer ikke motivasjonsbrev etter hensikten.

Tiltak:

- Vi fjerner motivasjonsbrev for BA-studenter for IPED og ISP-studentene. 

- IPED og ISP m? bruke nettsidene aktivt i veiledningen med studenter og p? infom?ter

- Det m? stilles tydeligere krav til studentene om bruk av alle aktuelle nettsider relatert til utveksling. Studentene m? v?re klar over 1) s?kerkrav p? avtalen ved s?knad til  UiO og 2) begrensninger/krav ved utvekslingsstedet -  f?r de s?ker om utveksling.

- Motivasjonsbrev for MA-studenter opprettholdes inntil IPED finner en info/oppf?lgingsl?sning for sine MA-studenter i forkant av s?knadsfristen om utveksling. 

- Selve opptaket av utvekslingsstudenter str?mlinjeformes mer, og fleksibel praksis og tilrettelegging strammes dermed inn. 

3. Diskusjonssak:

Oppf?lging av UT H22 studenter 

1) UVs veiledning av emner- felles oppdatering av UV -rutine: Emneavklaring for utreisende studenter - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)

2) Annen oppf?lging av studenter. Bruk aktivt nettsidene n?r studenter tar kontakt:

- UiOs nettside om hele utvekslingsprosessen: 

Utveksling - Universitetet i Oslo (uio.no)

- Avtalesider - UV avtaler - og videre lenker til utvekslingsstedene 

3) Forh?ndsgodkjenning - 15/4 og 1/5: Forh?ndsgodkjenning og endelig godkjenning - Det utdanningsvitenskapelige fakultet (uio.no)

Oppsummering: 

-  Jamf?r sak 2, IPED og ISP m? bruke avtalesider og UiOs nettsider om utveksling aktivt i veiledningen med studenter - ogs? i oppf?lgingen av studenter.

- Ikke henvise til UV- studieinfo, som ikke vil kunne bist? med dette. 

- Generelt er det un?dvendig med kunnskap om partneruniversiteter, kun evne til ? veilede via nett og via info som studenter mottar p? e-post fra utvekslingsstedene. Dere skal hjelpe de p? vei, studentene m? selv gj?re jobben. 

Jamf?r ?rshjul. Planlegge promo/infoopplegg for neste s?kerkull-5/9. Utg?r /vente til n?rmere sommeren for h?stopplegget  -  eller ?nsker dere ? f?lge opp med promopplegg tidlig v?r? 

ILS: ikke noe opplegg f?r sommeren? 

IPED: Se oppsummering i sak 2.  Inst. f?lger opp info/oppf?lgingsl?sning for 1. semester MA-studenter i forkant av s?knadsfristen om utveksling. 

ISP: Setter opp promom?te 6. mai. Sv?rt usikkert om ny utvekslingskontakt er p? plass f?r Sibel og Lobna slutter i mai. ISP bes om ? ha en plan for ny person. 

Frister framover