FS-m?te 7. mars 2022

Saker

1. Flere av fakultetene har ?nsket en forenkling og modernisering av rutinene for opptak til etter- og videreutdanningstilbud (EVU-tilbud). Eksisterende rutiner og l?sninger oppleves som tungvinte, og har store innslag av manuell h?ndtering. Studieavdelingen har derfor i 2021 gjennomf?rt et prosjekt for ? unders?ke om etterutdanningsmodulen (EVU) i FS og den tilh?rende s?knadsapplikasjonen EVUweb kan bidra til ? forenkle rutinene. Prosjektets evalueringsrapport (pdf). Som konsekvens av prosjektet har SADM identifisert og 10.01.2022 sendt inn til Sikt endrings?nskene 1/2022-5/2022 under.
   Seksjon for digitale tjenester (DIG) vurderer i 2022 om FS er egnet til fakturaproduksjon og oppf?lging for EVU-tilbud, og hvordan det i s? fall kan organiseres. Jf. fase 2 og 3 i prosjektets evalueringsrapport.
   Referat
   MN og TF: Ang. fakturering av EVU-kurs; viktig at man kan fakturere alle deltakere samtidig som gruppe, og sende til den som skal betale f.eks. arbeidsgiver, og ikke m?tte sende faktura til hver enkelt deltaker. 
   Ang. ? vente p? nytt opptakssystem i endreings?enske under; synd fordi det er viktig at EVU-tilbud blir enkle ? finne og h?ndtere for deltakere og ansatte slik at UiO f?r godt rykte som god EVU-institusjon.
2. T.o. ?nske 1/2022 Rutine i etterutdanningsmodulen for ? beregne s?ker som kvalifisert, rangere s?kere og tilkjenne ventelistenummer for de som ikke n?r opp i konkurransen. Sendt Sikt 10.01.2022. Status 21.02.2022: Sikt legger saken i bero inntil det er bestemt hva som skal gj?res i det nye opptakssystemet.
3. T.o. ?nske 2/2022 Etterutdanningskurs samlebilde: Mulighet for html-koding i opptakstekster. Sendt Sikt 10.01.2022. Status 20.01.2022: Avvist inntil videre av Sikt, slik: "Vi unng?r helst ekstern html-koding i EVUweb av UU-hensyn. Hvis det er mye tekst, anbefaler vi heller ? lenke til ekstern infoside."
4. T.o. ?nske 3/2022 EVU-s?kere: Resultatutveksling. Sendt Sikt 10.01.2022. Status 20.01.2022: Avvist. ?nsket er registrert hos Sikt, men kommer ikke til ? bli lagt til Sikts arbeidsliste med det f?rste. EVUweb skal p? sikt overf?res til det nye opptaksteamet i Sikt, som sikkert vil se dette i sammenheng med behovet til ?vrige opptakssystemer. Det nye opptaksteamet b?r st? for fagvurderingen av ?nsket, ettersom det vil kreve betydelig utviklingsressurser. 
5. T.o. ?nske 4/2022 EVUweb: Raskere oppdatering for foretaksregistrator. Sendt Sikt 10.01.2022. Status 28.01.2022: L?ST. Sikt svarer: "Vi har sett n?rmere p? denne. Utviklerne v?re f?r ikke problemet som er nevnt her. Ved ? laste inn siden p? nytt (trykke p? refresh - som RT-saken nevner) s? f?r vi inn oppdaterte data. Vi har testet i 3 forskjellige nettlesere for ? se p? oppf?rselen og klarer ikke ? gjenskape feilen slik den er nevnt i saken. Vi opplever at appen oppf?rer seg som den skal. Hvis dere igjen skulle oppleve denne feilen, er det fint om dere sier fra og oppgir case."
6. T.o. ?nske 5/2022 EVUweb: To mindre forbedrings?nsker. Sendt Sikt 10.01.2022. Status: Svar fra Sikt 20.01.2022: "Vi legger disse to endringene p? arbeidslisten".
7. T.o. ?nske fra BOTT 1/2022: FS-API: DigEks-tjenesten Hente liste av eksamener. Sendt Sikt 07.02.2022.
8. Digitale vitnem?l

• Er fakultetene klare for digitale vitnem?l som standard fra v?ren 2022? Er det noen som trenger st?tte fra studieavdelingen?
• Alle vitnem?l lages i digital utgave.
• Digitale vitnem?l er pr. mars 2022 en digitalt signert pdf. Etterhvert vil digitale vitnem?l utvikles, moderniseres, ikke lenger v?re pdf, men p? data. N?yaktig hvordan det blir er ikke klart enn?.
• Studieavdelingen setter medium digitalt som default i FS670.001 fra f.eks. 1. juni 2022. OK? Dette er ¨¦n felles hake for alle i UiOs FS.
• Ved behov kan fakultetet i tillegg utstede papirvitnem?l. S?rlig til studenter og ph.d.-kandidater uten norsk f?dselsnummer, men ogs? ved andre behov.
• UiO har tidligere latt v?re ? tilby et nettskjema for papirbestilling. ?nsker fakultetene at studieavdelingen fra sommeren 2022 tilbyr et nettskjema for papirbestilling under Vitnem?l for fullf?rt studieprogram og Vitnem?l for fritt samansett bachelorgrad?
• Status Digitalt signerte vitnem?l og DS - prosess for pilot
• Vi setter opp sp?rsm?lene i flere andre av UiOs nettverk i mars - eksamensnettverket, studieledernettverket og Forum for forskerutdanning (FFF) - slik at vi f?r inn alle n?dvendige innspill.
  Referat
  Enighet om
  - ? unng? nettskjema for bestilling av papirvitnem?l, for ? hindre at alle bestiller p? papir for sikkerthets skyld.
  - at studenter som ?nsker papir kan skrive til infosentrene og oppgi hvilken adresse til de ?nsker papirvitnem?let sendt til. Erfarer retur dersom semesteradressen i FS blir brukt uten videre.
  - at studenter som trenger duplikat kan f? det digitalt
  - at det trengs mer info om hva et digitalt vitnem?l er.
  Uenighet om balansegang rundt om 
  - det skal v?re faste kriterer for hvem som kan f? papirvitnem?l, om studenten m? dokumentere behovet
  - gamle papirvitnem?l kan utstedes digitalt i tillegg for studenter som ber om det. Viktig at det ikke blir lotteri. Dr?fte dette i Eksamensnettverket og se p? muligheten for felles holdning.
  
  9. Status pilot for bestilling av politiattest via Studentweb for nye studenter v?ren 2022. 
  Piloten har g?tt med studieprogrammet Medisin. Det g?r ikke s? bra, da studentene f?r feilmelding n?r de pr?ver ? sende bestillingen. Sikt, USIT og politiet pr?ver ? finne ut hva problemet bunner i, finne l?sninger og rette opp. Det er uklart om l?sningen er rett rundt hj?rnet eller vil dra ut i tid. UiO inkluderer ikke flere programmer i piloten f?r Sikt signaliserer at l?sningen etter all sannsynlighet virker.
  Referat
  N?r pilot kommer i gang, dersom det blir i sommer, velge ut noen f? studieprogrammer, ikke alle samtidig. 
  Noen studenter som bestiller i Studentweb kan tro at de ogs? har levert til UiO. Viktig med god informasjon.
  
  10. Nytt i FS-versjon 8.4 som kom i FSPROD 3. mars. Listen er lang, men det er ikke s? mye ? si. Ser du noe du vil mer informasjon om, s? sp?r gjerne f?r m?tet eller skriv til fshjelp etter m?tet.
  
  11. T.o. FS/Tableau nyhetsbrev i siden forrige m?teinnkalling:
  Nyhetsbrev 1 i 2022: Utvider bruken av EVUweb
  
  12. T.o. Status endrings?nsker sendt til Sikt fra og med 2020 
  
  13. M?tetider h?sten 2022. B?r vi tenke nytt rundt m?tene?
  Referat
  FS er et virksomhetskritisk system som snakker med mange andre systemer.
  FS er et sv?rt og komplekst system.
  Fint ? ha et m?teforum ? f? info om nye ting og bli minnet om ting.
  Det m? f?les meningsfylt ? komme med innspill til endrings?nsker eller ta opp andre saker i m?tene.
  EVU-arbeidet viktig. UiO har ikke v?rt fremoverlent p? dette temaet p? mange ?r.
  Hva med tema-m?ter der SADM kan se p? hva fakultetene kan bli bedre p? og hvilke systemer som brukes til hva; FS, TP; Mine studier osv.
  Hva skal FS v?re? Ren drift eller ogs? utvikling ved nye behov?
  Koster lite ? m?te opp i FS-nettverket et par timer i semesteret. Velbrukt tid og bra med infosakene, selv om noen saker er mer relevante og l?rerike for det enkelte fakultet enn andre. Ulik st?rrelse og innretning p? UiOs fakulteter.
  Greit at samme sak tas i ulike nettverk.
  Konklusjon: Vi fortsetter med FS-nyhetsbrev og et par m?ter i semesteret, enten med diverse saker som f?r eller som temam?te. Samme tid som f?r, dvs. h?sten 2022: 
  Mandag 10. oktober kl. 14-15.30
  Mandag 5. desember kl. 14-15.30