Publisere sensurresultat

Bakgrunn

Studentparlamentet er interessert i at studentene
1) helst f?r sensur innenfor fristen og at det jobbes systematisk for ? oppn? dette, men ogs? at studentene
2) f?r god informasjon om forsinkelser og estimert lengde p? forsinkelsen. Studenter har ogs? formidlet at de opplever lite informasjon utover at sensuren ikke er kommet. Studentparlamentet lurer p? hvilke muligheter vi se for ? forbedre sensurering og informasjon rundt prosessen.

Studentene ser n?r sensuren vil bli publisert i Studentweb 

Studenten ser datoen dersom den er satt i feltet Kunngj?ring p? vurderingsenheten i FS.

I Studentweb fremtrer kunngj?ringsdatoen med ordlyden "Sensur publiseres:" i utdanningsplanen under knappen 'Vis detaljer' og under Aktive emner.

UiO kan ikke selv velge en annen ordlyd i Studentweb (= det er ikke en tekstkode under Webapplikasjon - Tekster i modul Semesterregistrering i FS).

• Samtlige vurderingsenheter med dato for Kunngj?ring vises frem i Studentweb.
• Studenten ser ikke opplysninger fra feltet Sensurfrist, verken p? Vurderingsenhet samlebilde, eller p? bildene Vurderingsmelding (Sensurfrist (ind.) eller Begrunnelse og klage. Sensurfrist blir ikke vist p? semestersidene. Sensurfrist hjelper ikke p? statistikk eller info om n?r studenten f?r/har f?tt sensurresulatetet.
• P? bildene Vurderingsmelding og Begrunnelse og klage finnes det ikke felter for Kunngj?ringsdato.
• FS508.002 - Vurderingsenhet - viser hvilken kunngj?ringsdato som er satt inn p? vurderingsenheten.
• Studenter f?r e-post n?r sensur er protokollf?rt.

Hvor stor andel av vurderingsenheter (minus oblig og masteroppgaver) har Kunngj?ringsdato i 2021 og 2022?
Det varier mellom fakultetene, noen setter inn Kunngj?ringsdato ofte, noen sjelden og andre midt i mellom. Se FS508.002 Utplukk p? Termin.

Dato for kunngj?ring av sensur p? semestersiden

Alle vurderingsenheter med dato for Kunngj?ring vises frem i p? semestersiden under Eksamen: Tid og sted. Ordlyden er Kunngj?ring av eksamensresultater: [dato]

Eksempel JUR1671 v?ren 2023

Oversikt over hvilke frister som gjelder for sensurering og tidspunkt studenten skal har tilgang p? sensurresultatet

• Universitets- og h?gskoleloven ¡ì3-9 fjerde ledd: 
  Sensuren skal foreligge innen tre uker hvis ikke s?rlige grunner gj?r det n?dvendig ? bruke mer tid. Styret selv kan gj?re unntak for enkelteksamener og kan i midlertidig forskrift etter sjuende ledd fastsette en lengre frist n?r det ikke er mulig ? skaffe det antall kvalifiserte sensorer som er n?dvendig for ? avvikle sensuren p? tre uker. Styret selv kan i forskrift etter sjuende ledd fastsette lengre frist for avhandlinger og tilsvarende st?rre skriftlige arbeider.
• Forskrift om studier og eksamen ved UiO ¡ì 6.2 Sensur fjerde ledd:
  Sensuren for masteroppgaven og tilsvarende st?rre skriftlige arbeider skal foreligge senest 8 uker etter fristen for innleveringen av slike arbeider.
• Studentrettet nettside om sensur: "Du f?r eksamensresultatet i Studentweb seinast tre veker etter eksamen, ?tte veker for masteroppg?ver. Ved heilagdagar i sensurperioden kan fristen bli utvida tilsvarande. Examen philosophicum har eigen sensurfrist."
• Midlertidig forskrift om utsatt sensurfrist ved bevegelige helligdager og offentlige h?ytidsdager samt ved examen philosophicum ved Universitetet i Oslo

Sette frister og datoer i FS med rutine

• FS-rutine 508.004 - Oppdatering av frister for vurderingsenhet - kan sette inn sensors sensurfrist og/eller kunngj?ringsdatoen som studenten ser i Studentweb med ulike beregninger, men den tar ikke hensyn til helligdager. 
• Rutinen legger bare inn dato dersom det ikke ligger dato der fra f?r, den endrer ikke p? eksisterende datoer. Dersom man skal endre en eksisterende dato, m? man gj?re det manuelt p? vurderingsenheten.
• Man kan velge om man vil inkludere masteroppgaver.
• Valget Fristberegning Avhengig av eksamensplan legger inn dato dersom det finnes eksamensdato eller innlevereringsfrist p? vurderingsenheten. Den beregner ogs? for muntlige eksamener. Det betyr at dersom man skal bruke rutinen b?r man oppdatere med rutinen etter at eksamensplanen er lagt, men f?r datoer muntlige eksamener er lagt inn.

Hvordan ta h?yde for helligdager?

G?r an ? kj?re rutinen dag for dag i de periodene sensurfristen strekker seg over jul/p?ske/mai. 1. desember kj?rer man med 21 dager, 2. desember med 21 dager, 3. desember med 21 dager men s? legger man til for eksempel tre helligdager og kj?rer med 24 dager (eller over jul)?

Man haker da av for Kun vurdering innenfor perioden og setter f.eks. 01.12.-03.12. og 21 dager? Monn det raskt blir en feilkilde her? Ville det v?re vel s? greit ? kj?re 21 dager p? alle og s? endre manuelt p? de som har eksamen fra og med 4. desember?

Kan TP sette inn Kunngj?ringsdato i FS?

Helligdager registreres i TP. Med tanke p? kunngj?ringsdato vil ikke det v?re til nytte akkurat n?, men DIG unders?ker muligheten for ? utvikle rutine i TP som beregner kunngj?ringsdato basert p? eksamensdato og med hensyn til helligdager. Kunngj?ringsdato vil da bli synlig i emnetimeplanen og dermed i studentenes kalender og Mine studier. 

Selv om TP kanskje kan brukes til ? beregne kunngj?ringsdato som tar hensyn til helligdager er det ikke mulig med overf?ring av kunngj?ringsdato fra TP til FS. For ? f? til det kreves det skrivetilgang til kunngj?ringsdato-feltet i FS og tilgang til dette avhenger av Sikt og er forventet ? ta lang tid hvis det i det hele tatt blir mulig. 

Sensurfrist i FS og overf?ring til Inspera

Dersom det p? vurderingsenheten i FS er fylt inn dato sensurfrist, blir fristen overf?rt til Inspera, men den er ikke n?dvendigvis veldig synlig for sensor. Hvis sensurfristen i FS er p? 21 dager etter eksamen, s? blir det ingen dag til ? overf?re sensuren til protokoll for studieadministrasjonen. Hvis man i FS legger inn sensurfrist p? 20 dager, vil studenten kunne se sensuren i Studentweb p? dag 21.

Resultater m? i alle tilfeller tilbakef?res manuelt fra Inspera til FS av saksbehandler.

Det er en saksbehandler som kj?rer sensuren til protokoll i FS p? dag 21. 

Det er mulig i FS p? vurderingskombinasjonen ? angi automatisk protokollf?ring av resultater. Denne muligheten er i liten grad i bruk p? UiO (per 15.03.2023 p? 222 aktive vurderingskombinasjoner). Resultater overf?res alts? manuelt til protokoll.

Individuelle sensurfrister i Inspera

Inspera har problemer med ? vise frem individuelle frister fra FS riktig. B?de p? ordin?r sensur og klagesensur. DIG har feilmeldt til Inspera, men det er ikke rettet.

Forsinket sensur?

Hvordan formidler fakultetene informasjon om forsinket sensur til studentene i dag? 

H?ring i eksamensnettverket v?ren 2023 viser at e-postvarsel blir mest brukt.

Feltet Kommentar Studentweb p? vurderingsenheten

Fakultetene bruker i liten grad feltet Kommentar Studentweb (ledeteksten blir fra FS9.2 Melding i Studenweb) p? vurderingsenheten p? bokm?l, nynorsk eller engelsk for ? informere om forsinket sensur. Feltet har plass til 4000 tegn.

Teksten vises frem i Studentweb under Aktive emner, under datoen for publisering  av resultatet.

Teksten fra Kommentar Studentweb (Melding i Studenweb) p? vurderingsenheten vises ogs? p? Eksamen: Tid og sted p? semestersidene i Vortex med innledningen Merknad: Se f.eks. MED4400 V?r 2022

Teksten fra Kommentar Studentweb (Melding i Studenweb) p? vurderingsenheten vises ikke i Inspera.

Tekster i feltet Merknad (fra FS9.2 h?st 2023 vil ledeteksten v?re Merknad - saksbehandling) p? vurderingsenheten i FS vises verken i Studentweb, i Vortex eller i Inspera.

Forsinket sensur og kunngj?ringsdato i FS

Hvis sensuren blir forsinket, la opprinnelig kunngj?ringsdato st?. Det er egentlig ingen gode grunner til ? formelt usette sensurfristen, uten at saken har v?rt i universitetsstyret, s? det eneste man kan gj?re er ? forklare grunnen.

Hvordan f? oversikt over forsinket sensur i Tableau?

Det finnes en egen rapport i Tableau for forsinket sensur.

Tableau-rapporten krever videreutvikling hvis den skal fungere som kontrollrapport

Rapporten viser per i dag antall hele dager fra eksamen/innlevering til sensurregistrering, hvor sensur regnes som forsinket n?r det er mer enn 21 dager mellom disse. For masteroppgaver er denne grensen 60. Det er per n? ingen m?te ? h?ndtere helligdager eller eventuelle andre dager som ikke skal telles med, slik som UiOs midlertidige forskrift legger opp til. Det er heller ingen m?te ? h?ndtere individuelle frister som registreres p? vurderingsmeldingene.

Rapportens fokus er emne, slik at den viser kun siste eksamen / innlevering i de tilfeller hvor det er flere eksamensdeler.

Nasjonalt er det nettopp utviklet funksjonalitet for ? ta i bruk feltet for sensurregistrering som en alternativ modell. Det er ikke laget noe tilsvarende for bruk av kunngj?ringsdato, men feltet finnes i kilden og kan nok ganske enkelt implementeres om vi ?nsker dette.

En st?rre utfordring er om rapporten enkelt lar seg transformere fra en statistikkrapport som ser p? emne til en kontrollrapport som ser p? hver enkelt eksamen. Dette krever en helt annen datakilde, som det enn? ikke finnes en kvalitetssikret versjon av.

Anbefalinger etter m?ter i FS nettverket og Eksamensnettverket i mars 2023

• Ikke kreve at fakultetene legger inn sensurfrist i FS i st?rre grad enn i dag. Hvis man legger inn sensurfrist, s? legg den inn med ¨¦n dag kortere frist for sensor, slik at studieadministrasjonen har en dag til ? protokollf?re resultatet og studenten kan se sensurresultatet innen fristen.
• Legg inn Kunngj?ring p? alle vurderingsenheter (eksamener) i god f?r eksamen dersom alle kommisjoner ventelig blir ferdige p? fristen. Hvis en eller flere kommisjoner ventelig sensurer ferdig f?r fristen, er det bedre ? ikke sette inn kunngj?ringsdato. Med kunngj?ringsdato ser ikke studenten resultatet f?r den datoen selv om sensuren er protokollf?rt tidligere.
• For obligatoriske aktiviteter og muntlige eksamener vurderer fakultetet selv om det trengs kunngj?ringsdato. 
• Vurdere ? legge inn Kunngj?ring p? vurderingsenheter som gjelder masteroppgaven. Ikke legge inn Kunngj?ring dersom minst ¨¦n student har individuell innleveringsfrist og s?ledes individuell dato for n?r sensur skal publiseres.
• Hvis sensuren blir forsinket, la opprinnelig kunngj?ringsdato st? og legg info om forsinkelsen p? vurderingsenheten i FS, feltet Kommentar Studentweb, p? bokm?l, nynorsk og engelsk, slik at studenten ser informasjonen samme sted som ev. kunngj?ringsdatoen st?r. Gjelder eksamener der forsinkelsen gjelder alle kommisjoner.
• Vurdere om FS563.002 Sensurfrist-oversikt dekker behov for kontroll underveis i sensurperioden.

Innspill fra fakultetene

Innspill i FS-nettverket 6. mars 2023 og i Eksamensnettverket 8. mars 2023.

• Ankepunkt mot ? legge inn kunngj?ringsdato p? vurderingsenhet i FS: I mange tilfeller vil sensuren falle f?r den satte datoen for kunngj?ring. Det er bedre at studentene ser sensurresultatet i Studentweb s? snart den er protokollf?rt, og ikke m? vente til kunngj?ringsdatoen.  
• Kommunikasjon med sensorene er det viktigste for ? vite n?r sensuren vil foreligge. Foreg?r p? instituttniv?.
• Er det mulig ? legge inn kunngj?ringsdato den dagen sensuren faktisk faller? For ? kunne f? ut statistikk p? forsinket sensur. Det vil ikke b?te p? at studenten ikke vet n?r de kan forvente at sensur foreligger. Det ? flytte p? datoen for kunngj?ring til en tidligere dato kan v?re uheldig med tanke p? at studentens frist for ? be om begrunnelse og ? klage starter fra den dagen de f?r tilgang til sensuren. Studenter f?r e-post n?r sensur er protokollf?rt.
• UH-loven sier inntil tre ukers frist, b?r ikke legge opp til et system hvor man alltid ligger tett opptil fristen p? tre uker.  
• SADM: Enkelte store emner ?nsker at alle studentene skal f? sensur samtidig, ikke spredt over flere dager. P? disse emnene legger fakultetet allerede inn kunngj?ringsdato.
• Form?let er at studentene skal f? sensuren tidsnok. B?r v?re tilstrekkelig med generell info om tre ukers frist, studentene m? f? beskjed ved forsinkelse. Hvordan skal fakultetene f?lge med p? ev. forsinkelse, uten sensurfrist i FS? N?r/hvordan kontakter man sensorer for ? purre p? sensur? 
• Er stort sett institutter som f?lger opp sensur, s? fakultetet har ikke noen god mekanisme for ? f?lge opp all sensur. Mangler en god kontrollrapport for instituttene. Dekker rapport FS563.002 Sensurfrist-oversikt behov for st?tte i arbeidet underveis?
• Forslag til rutine ved forsinket sensur: Skriv en merknad i vurderingsenhetens merknadsfelt Melding i Studentweb som da g?r som informasjon i Studentweb og p? semestersiden under tid og sted for eksamen. Er kun egnet dersom emnet kun har ¨¦n kommisjon eller dersom forsinkelsen gjelder alle kommisjoner. Blir dette da en uoversiktelig ordning for ansatte og uforutsigbar for studenter?
• Ved forsinkelser sendes det i dag normalt ut e-post til studentene, pga. at det gjerne er ¨¦n av mange kommisjoner som er forsinket. En ordning instituttene mener fungerer godt. Tenker at foresl?tt rutine kan f?re til mye dobbeltarbeid. Er det meningen at merknaden skal brukes til oversikt/statistikk? Ja, kan brukes til statistikk, men hovedhensikten er at studentene skulle f? felles beskjed. Men fungerer jo kun hvis sensuren til samtlige studenter er forsinket.  
• Fint ? ta en fakultetsvis runde med instituttene med bakgrunn i dette notatet og skape felles praksis og rutiner.