Forvaltningslovens § 16 krav til forh?ndsvarsling
Part som ikke allerede ved s?knad eller p? annen m?te har uttalt seg i saken, skal varsles f?r vedtak treffes og gis h?ve til ? uttale seg innen en n?rmere angitt frist. [...]. Fristen l?per fra den dag varslet er avsendt, n?r ikke annet uttrykkelig er sagt.
Forh?ndsvarslet skal gj?re greie for hva saken gjelder og ellers inneholde det som anses p?krevd for at parten p? forsvarlig m?te kan vareta sitt tarv. I regelen gis forh?ndsvarsel skriftlig. Er det s?rlig byrdefullt ? gi skriftlig underretning, kan underretningen gis muntlig eller p? annen m?te.
Forh?ndsvarsling kan unnlates dersom:
a) slik varsling ikke er praktisk mulig eller vil medf?re fare for at vedtaket ikke kan gjennomf?res,
b) parten ikke har kjent adresse og ettersporing av ham vil kreve mer tid eller arbeid enn rimelig i forhold til partens interesser og til betydningen av varslet,
c) vedkommende part allerede p? annen m?te har f?tt kjennskap til at vedtak skal treffes og har hatt rimelig foranledning og tid til ? uttale seg, eller varsel av andre grunner m? anses ?penbart un?dvendig.
Den sentrale klagenemdas ?rsmeldinger i 2016 og 2017
Den sentrale klagenemd ved UiOs ?rsmeldinger for 2016 (side 6-7) og 2017 (side 10) skriver at de har merket seg at fakultetene i enkelte saker ikke har fulgt forvaltningslovens krav om forh?ndsvarsel til studentene f?r det treffes vedtak (forvaltningsloven § 16). Dette gjelder s?rlig saker hvor studenter er fratatt studieretten p? grunn av for lav progresjon i studiene. [...] Unntakene fra plikten til ? gi forh?ndsvarsel er snevre, og nemnda vil understreke at det er viktig at fakultetene gir forh?ndsvarsel f?r det treffes enkeltvedtak.
Studentombudets ?rsrapporter
Studentombudet har i sine ?rsrapporter ogs? p?pekt mangel p? slike forh?ndsvarsler, eksempelvis ?rsrapporten fra 2017, side 13. Ombudet bemerker at det ogs? er problematisk i forhold til fakultetenes plikt til ? opplyse og utrede saker s? godt som mulig, og studentenes rett til ? uttale seg f?r vedtak fattes, som er hensynene bak kravene til forh?ndsvarsel i fvl. § 16.
FS-rapport for finne de som skal ha forh?ndsvarsel?
Ser fakultetene noe i veien for ? kj?re FS250.001 "Inndragning av studierett" uten oppdatering og generere brev ut fra det? AF kan lage ny brevmal for forh?ndsvarsel vedr. inndragning av studierett.
Avdeling for studieadministrasjon har kommet til at forh?ndsvarsel i disse sakene kan sendes p? e-post fra FS til intern og ekstern adresse. Studenter som ikke har e-postadresse (finnes de?) m? f? brevene p? papir.
N?r skal forh?ndsvarsel sendes?
- Inndragningene skal v?re gjort f?r hhv. 15. mars og 15. oktober.
- Inndragning p? bakgrunn av for lav progresjon kan ikke gj?res f?r sensur er registrert, dvs. etter hhv. 31. januar og 31. august.
- Varsel b?r da sendes rundt hhv. 10. februar og 10. september.
- Gi studentene frist p? to uker til ? komme med tilbakemeldinger.
Tilbakemeldinger i FS-m?tet 10. desember
- MN bemerket punkt c under "Forh?ndsvarsel kan unnlates dersom": Hvis studentene inviteres til "Hvordan har du det"-samtale (inkl. samtale om studieprogresjon), studenten m?ter ikke opp etter gjentatte fors?k.
- Mal i FS: To-trinnsfunksjon. F?rste gang du kj?rer rutinen, gir man forh?ndsvarsel. Andre gang: JUS sier at adressene forsvinner etter f?rste gang man kj?rer denne rutinen. AF har sjekket dette, og dersom man kj?rer rutinen uten oppdatering for ? sende forh?ndsvarsel, ser vi ikke at personer eller adresser forsvinner.
- FS-veiledningen forklarer per i dag bare det tekniske. Fakultetene savner det forvaltningsmessige, og ?nsker det begge deler, hele prosessen, i FS-veiledningen.
- HF spurte om et forh?ndsvarsel m? sendes per brev eller per post. > Avdeling for studieadministrasjon har sette p? dette etter m?tte, og kommet til at dette forh?ndsvarselet kan sendes p? e-post.
- SV poengterte at det viktigste i denne saken er at studentene mottar forh?ndsvarselet, og dermed er det etter SVs mening mer hensiktsmessig med e-post.
- Flere poengterte viktigheten av ? presisere en frist for utsending av forh?ndsvarsel.
- Studieadministrativ avdeling oppdaterer FS-veiledningen, setter inn et punkt om forh?ndsvarsel, sier hvordan man gj?r dette, lager brevmaler
- Forh?ndsvarselets hovedform?let er ? gi studenten mulighet til ? gi innspill p? opplysninger de mener er feil, f?r vedtak fattes.
- Avdeling for studieadministrasjon
- anbefaler hvor mange uker i forveien varselet b?r sendes: to uker
- vurderer om varselet m? sendes per brev og til digital postkasse eller om kan det sendes som e-post da studentene normalt vil gi tilbakemelding per e-post. > Ja, e-post er ok.