UiO bruker Online Learning Agreement, se veiledning for OLA. For ? sjekke status p? en OLA logger man inn i EWP Dashboard.OLA skal signeres av studenten, avtalekoordinator ved UiO, og vertsinstitusjonen, i forkant av oppholdet. Dokumentet er ment som en forh?ndsgodkjenning, og skal bekrefte at emnene som tas ved partneruniversitetet blir godkjent og teller mot studentens grad.
Det er inntil videre ogs? mulig ? bruke papirbasert Learning Agreement (docx) dersom partneruniversitetet ikke har koblet seg p? OLA. Mal for Learning Agreement fra partnere kan brukes i tilfeller der partner krever egne maler for sine innreisende studenter.
Skal studenten p? et praksisopphold skal fortsatt papirbasert Learning Agreement brukes, da OLA forel?pig ikke er klar for bruk til praksisopphold.
N?r studenten logger inn for ? opprette OLA skal de velge "Semester Mobility" dersom de skal p? vanlig utveksling. Skal studenten p? et korttidsopphold velger de "Blended Mobility with short-term Physical Mobility". De vil da f? opp en forenklet versjon av OLA.
Anbefalt rutine for avtalekoordinatorer
F?r mobilitet
- S? snart som mulig etter opptaket sende ut epost til studentene med informasjon om rutine for forh?ndsgodkjenning ved UiO, samt krav til Learning Agreement i Erasmusprogrammet.
- Henvise til brukerveiledning og kontaktpunkt for OLA.
- Oppfordre til veiledning ved usikkerhet rundt emnevalg. Ved noen vertsinstitusjoner blir emnetilbudet tilgjengelig veldig sent.
- Studenter som reiser p? institusjonsavtaler henvises til kontaktpunkt for OLA p? eget fakultet.
Nytt krav til ESI: Studentene kan f? beskjed av partneruniversitetet om at de m? oppgi European Student Identifier - ESI. Dette er et unikt nummer som skal brukes for ? identifisere studenter i de digitale tjenestene i EWP, inkludert OLA. ESI er ikke tilgjengelige for norske studenter per i dag, men studentene kan fylle inn studentnummer eller studentepost som erstatning for dette nummeret. I Norge jobber Sikt med ? lage en nasjonal l?sning for ESI.
Ved endringer i LA etter at mobiliteten har startet
- Studenten er ansvarlig for ? ta kontakt med avtalekoordinator og avklare eventuelle endringer, slik at nye emner blir vurdert.
- Det er ikke mulig for studenten ? endre en OLA som er signert av alle tre parter, studenten m? derfor velge "apply changes" for ? be om en endring. Merk at det kun er mulig for studenten ? be om endret OLA én gang.
- Studenten finner fremgangsm?te i brukerveiledning for OLA.
Etter avsluttet mobilitet
Det er avtalekoordinator som har det overordnede ansvaret for at OLA til utreisende studenter (p? egne avtaler) blir arkivert i ePhorte.
Tidspunkt i godkjenningsprosessen og hvem som er ansvarlig for selve importen/arkivering av OLA i ePhorte er avhengig av lokale rutiner for godkjenningssaker, men felles for alle:
- En ferdig utfylt og godkjent OLA, inkludert eventuelle endringer, importeres som inng?ende brev og gis tittelen "Learning Agreement + periode + navn p? studenten" (Eksempel: Learning Agreement 2023/2024 Ole Olsen")