Som prosjektleder i EA skal du involvere b?de kolleger, brukere og entrepren?r i prosjektet og du skal f? prosjektteamet til ? ta ansvar for sine oppgaver. Kommunikasjon er et av de viktigste verkt?yene prosjektlederen har. God kommunikasjon er en n?kkelfaktor for ? lykkes med et prosjekt.
Du er EAs representant i m?te med brukere og ansvarlig for god kommunikasjon med dem. I internhusleieavtalens avsnitt om prosjektdialog er EAs ansvar oppsummert med viktige punkter fra prosjekth?ndboken: B?de prosjektmandat, m?ter og varsling er beskrevet.
Brukerne skal involveres og informeres i god tid f?r prosjektoppstart
Tenk gjennom hvilke f?lger arbeidet kan f? for brukere eller bygning:
- Snakk med eiendomskoordinatorer.
- Er det eksamensperiode?
- Skal det v?re arrangementer der?
- Dobbeltsjekke med arrangement i EA. Skal det skje noe der i den perioden?
- Kan det bli kritisk for maskiner, datautstyr, laboratorier eller annet brukerutstyr?
- Usikker? H?r med EA kommunikasjon.
E-posten og nettsiden Informasjon fra Eiendomsavdelingen
- Det er prosjektleders ansvar ? melde inn arbeider i god tid og ta hensyn til ferier og helligdager. Du skal fylle ut og sende inn nettskjema senest ti arbeidsdager f?r oppstart.
Ferier og helligdager er ikke medregnet. - EA kommunikasjon tilpasser teksten fra fagspr?k til dagligtale. Sammen s?rger vi for at alle mottakerne er informert om og forst?r hva som skal skje.
- EA kommunikasjon sender ut eposten Informasjon fra Eiendomsavdelingen med postmottak [at] eiendom som avsender og publiserer informasjonen p? nettsiden Informasjon fra Eiendomsavdelingen.
F?r du sender inn nettskjemaet:
- Forsikre deg om at du har oppf?rt alle enhetene som holder til i ber?rte bygninger.
- Har du husket epostadresse til kontaktpersoner ved alle ber?rte enheter?
- Vet du ikke hva du skal skrive? H?r med EA kommunikasjon.
Informer brukerne underveis i prosjektet
Skjer det ting underveis i prosjektet som kan p?virke brukerne ytterligere?
- Ikke anta at det g?r greit.
- Er snakk om str?mstans, stenging av vann, spesielt st?yende arbeider eller begrenset adkomst?
- Kan det bli kritisk for maskiner, datautstyr, laboratorier eller annet brukerutstyr?
- Kontakt EA Kommunikasjon.
- Send inn nytt nettskjema.
Forsinket eller avsluttet prosjekt
Meld fra til EA Kommunikasjon som oppdaterer nettsiden. Dersom prosjektet er forsinket, m? du huske ? informere om ?rsak og eventuelle endrede konsekvenser.
Plakater og oppslag
- Plakater skal settes opp en uke f?r byggestart.
- Maler for plakater og oppslag finner du her med beskrivelse av bestillingsrutine.
- Plakatbukker kan bestilles av CD i Eiendomstjenester.
Byggeplassbanner
P? store byggeprosjekter skal Eiendomsavdelingens byggeplassbanner settes opp p? byggeplassgjerdet. Prosjektleder sender bestilling med illustrasjon til EA Kommunikasjon som tilpasser i malen og s?rger for trykking p? Grafisk senter.
Banneret er i breddeformat 3 x 1,5 meter. Det trykkes p? mesh og det settes p? maljer.
Prosjektleder henter banneret og henger det opp p? byggeplassgjerdet med strips.