Prosjektleder skal til enhver tid ha oversikt over postene:
- Budsjett
- Prognose
- Forpliktet
- Fakturert
Oversikt for prosjektet
Prosjektleder skal utarbeide og vedlikeholde en oversikt som gir informasjon om:
- Kontrakt/post: Her legges kun kontrakt(er) eller kontraktens/postenes hovedaktiviteter, for eksempel bygningsdelstabellen niv? 1.
- Budsjett: Her legges gjeldende, godkjent budsjett for aktivitetene, inkludert reserver. Viktige ? dokumentere eventuelle endringer av budsjettet underveis. M? datofestes.
- Prognose: Summene av kontrakt/postbel?p, godkjente endringer og potensielle endringer. Ogs? kalt forventet sluttkostnad.
- Forpliktet: Summen av kontrakt/postbel?p og godkjente endringer.
- Kontraktbel?p: Verdi av inng?tte kontrakter og bestillinger.
- Godkjente endringer: Verdien av godkjente endringer.
- Potensielle endringer: Mottatte ikke behandlede endringskrav, varslede krav, byggherre?nsker, konsulentfeil, eventuelle mengdereguleringer, opsjoner, l?nns- og prisstigning, magef?lelse osv.
- Fakturert: Verdi av mottatte fakturaer, ofte én m?ned forskj?vet i forhold til p?l?pte kostnader. Skal f?lges opp mot utarbeidet betalingsplan.
- Ca. % virkelig fremdrift: Her legges inn cirka prosent virkelig fremdrift for de enkelte kontraktene og cirka prosent for total fremdrift for prosjektet.
Innkj?p
EV v/Innkj?p skal involveres i etableringsfasen. Utformingen av beskrivelser og prosjektanvisninger samt tidslinjen for og antallet anskaffelser, er avhengig av entrepriseform (samspill, totalentreprise, generalentreprise, hovedentreprise eller delte entrepriser). De skal ogs? involveres om det skal anskaffes m?bler, AV-utstyr eller for eksempel finsnekkertjenester.
Entrepriseform og anskaffelsesprosedyre b?r bestemmes i etableringsfasen eller tidlig i prosjekteringsfasen. Bruk entrepriseveilederen (anskaffelser.no). Det kan besluttes om konkurransene skal lyses ut p? Doffin/TED eller om det skal gjennomf?res direkte kj?p eller minikonkurranser p? eksisterende rammeavtaler.
Valg av entrepriseform avhenger blant annet av kapasiteten i egen organisasjon, kompleksiteten av byggeprosjektet, tidsplanen, hvilke gevinster prosjektet skal realisere, behovet for valg av egne l?sninger, finansiering og budsjett.
Les om faktureringsrutiner i PA-boka.
Endringer fra budsjett
Ved behov for ? endre budsjett skal prosjektleder varsle prosjekteier og redegj?re for ?rsaken. Vurdering av ? endre budsjett gj?res fortl?pende, minimum ved hvert tertial.