Form?l
Denne prosedyren skal sikre at:
- det velges verneombud og varaverneombud innen alle verneomr?der,
- valget foreg?r p? en korrekt og forutsigbar m?te,
- ansatte og ledere f?r informasjon om hvem som er verneombud og varaverneombud.
Virkeomr?de
Denne prosedyren gjelder for alle enheter ved UiO.
Ansvar
Arbeidsmilj?utvalg
Arbeidsmilj?utvalget har ansvar for ? fastsette verneomr?der innen sitt virkeomr?de.
Arbeidsmilj?utvalget har ansvar for ? sette ned et valgstyre for valg av verneombud og varaverneombud. Valgstyret skal best? at 1 til 3 personer.
Valgstyre
Valgstyret har ansvar for ?
- finne fram til kandidater til verneombudsvervet,
- gj?re kandidatenes navn og forslagsstillernes navn kjent
- gjennomf?re valget,
- rapportere til ledelsen om hvem som er valgt innen de aktuelle verneomr?dene og n?r funksjonstiden begynner, dersom dette ikke er 1. januar.
Fagforeningene
Dersom valgstyret ikke klarer ? finne fram til kandidater til verneombud eller varaverneombud, skal fagforeningene peke ut verneombud og varaverneombud.
Ledelsen
Dersom de ansatte eller fagforeningene ikke klarer ? velge eller peke ut verneombud og varaverneombud, har ledelsen ansvar for ? peke ut verneombud og varaverneombud.
Ledelsen har ansvar for ? gj?re kjent for de ansatte hvem som er valgt eller pekt ut til verneombud og varaverneombud innen de ulike verneomr?dene og n?r funksjonstiden begynner.
Ledelsen har ansvar for ? melde fra til Enhet for HMS og beredskap og hovedverneombudet hvem som er valgt eller pekt ut som verneombud og varaverneombud.
Fremgangsm?te
Planlegging
- Arbeidsmilj?utvalget skal vurdere om verneomr?dene er for store til at verneombudet kan ha oversikt over verneomr?det sitt, og gj?re eventuelle justeringer. Verneomr?det skal v?re klart definert og b?r f?lge organisatoriske enheter.
- Valgstyret skal lage en framdriftsplan tilpasset den aktuelle organisatoriske enhet. Valget skal v?re avsluttet innen 1. november.
Deltakere ved valg av verneombud og varaverneombud
- Alle ansatte som ikke har lederfunksjoner eller opptrer p? vegne av ledelsen kan velges til verneombud eller varaverneombud. De som velges b?r v?re godt kjent med arbeidet p? den aktuelle enheten. Funksjonstiden er 2 ?r.
- Alle ansatte, unntatt ?verste ledelse, har stemmerett.
Gjennomf?ring av valg av verneombud og varaverneombud
- Kandidatenes og forslagstillernes navn skal gj?res kjent for de stemmeberettige.
- Valget skal v?re skriftlig og hemmelig. Valget kan gjennomf?res som urnevalg eller ved en elektronisk l?sning som tilfredsstiller kravet til hemmelig valg.
- Dersom det bare foreligger et forslag til kandidat, anses kandidaten som valgt uten at enheten trenger ? gjennomf?re valg.
Rapportering
Valget skal dokumenteres gjennom skriftlig beskjed til ledelsen om hvem som er valgt, eventuelt utpekt, til verneombud og varaverneombud innen det enkelte verneomr?det. Det oppgis ogs? n?r funksjonstiden starter, dersom dette ikke er 1. januar. En ansatt kan ikke fungere som verneombud f?r ledelsen har f?tt skriftlig melding om hvem som er valgt, eventuelt utpekt.
Arkivering
Definisjoner
- Med ”arbeidsmilj?utvalg” menes i denne prosedyren arbeidsmilj?utvalg p? det aktuelle organisatoriske niv?.
- Med ”ledelse” menes i denne prosedyren ledelsen p? det samme organisatoriske niv? som det aktuelle arbeidsmilj?utvalget.
- Med ”?verste ledelse” menes i denne prosedyren rektoratet, dekanat, instituttleder og administrativ leder, fagdirekt?rer med nestledere, museumsdirekt?rer med nestledere, universitetsbiblioteksdirekt?r med nestleder, senterledere med nestledere for sentre som ikke er underlagt et fakultet eller museum osv.
- Med ”ansatt” menes i denne prosedyren de personene som UiO har arbeidsgiveransvar for.
Referanser
Regelverk og andre rammevilk?r
Dokument-ID
- Utarbeidet av: Enhet for HMS og beredskap
- Godkjent av: Universitetsdirekt?r Gunn-Elin Aa. Bj?rneboe
- Godkjenningsdato: 19.05.2017
- Utgave: 4
- Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-97