Rollen "lokal AV prosjektansvarlig" -
Denne rollen i omr?den?r IT er hovedansvarlig for AV installasjonen, spesielt markert/uthevet for hvert prosjekt. Det er typisk den samme rollen som har den daglige driften av rommet, ogs? omtalt som "andrelinje", som det logistiske midtpunktet mellom enheten som eier rommet (fakultet, institutt, senter), og f?rstelinje (IT-hjelp) og tredjelinje (AVB).
Rollen som "lokal AV ansvarlig" er en tidkrevende jobb der rolleinnehaveren m? v?re tilgjengelig ikke bare i perioden under installasjonen, men ogs? i den viktige oppf?lgingen f?r installasjonsdato, og ogs? for eventuelle oppf?lginger/endringer i etterkant av installasjonen. Dette kan eventuelt l?ses ved ? sette p? en backupressurs som plukker opp oppf?lgingen ved behov.
Oppgaver for rollen "lokal AV ansvarlig"
- Koordinator (Single point of contact) for det aktuelle prosjektet mellom rollene:
- For romeier (organisasjonsenheten som skal betale og v?re hovedbruker)
- For leverand?r
- For AVB
- For innkj?psavdelingen
- For nettdrift ved behov
- Kontakt med lokal enhet for brukerbehov og budsjettavklaring
- Behovsavklaring fra brukerne
- Avklare romeier og konteringsinformasjon
- Utarbeide konkurransegrunnlag/kravspesifikasjon
- Kostnadsanslag
- Hvis det er behov for switcher eller oppgraderinger av nettverk m? nettdrift involveres p? et tidlig tidspunkt. Det kan ogs? tilkomme kostnader som m? tas med i budsjettet fra nettdrift.
- Hvis oppgraderingen er antatt st?rre enn 1 mill NOK m? det gjennomf?res en minikonkurranse. Hvis den er under 1 mill NOK kan det brukes prefererte leverand?rer fra rammeavtalen.
- Gjennomf?re anskaffelsesprosess, evnt med konkurranse
- Hvis oppgraderingen ansl?s ? overstige 1 mill NOK skal AVB involveres i prosessen.
- Befaring med leverand?r og involverte parter
- Innhente tilbud
- Velge leverand?r
- Forberedelse av installasjon - f?lge opp leverand?rs prosjektleder i forkant
Dialog, tidsplan og forventningsavklaring i forkant av installasjonen, spesielt ivaretagelse av kontakt med leverand?rens prosjektleder. Her er det typisk viktig ? avklare at leverand?r har ansvar for ferdigstilling (se retninglinjer for AV leveranser p? UiO), med tydelighet rundt at det skal f.eks- Meldes inn MAC adresser i forkant av installasjonen for DNS registrering i MREG Deretter f?r leverand?ren IPer tilbake.
- Eventuelt n?r og hvor utstyr skal leveres
- F?lge opp at alt programmeres ferdig innenfor tidsplanen
- At det avleveres teknisk dokumentasjon og legges p? riktig omr?de
- At alt funksjonstestes med funksjonstestrapport/sjekkliste
- Avklare om oppl?ring skal gis av leverand?r
- Delta under installasjon
- F?lge opp leveransen underveis for avklaringer og sp?rsm?l
- S?rge for at tidsplanen holdes
- Sikre og sjekke ferdigstilling
- Passe p? at leverand?r har fulgt retningslinjer for AV leveranser p? UiO.
- F?lge opp enheten (fakultet/institutt/) med bruksopplevelsen etter installasjonen
- Tilby AV-oppl?ring til hovedbrukere
- Avklare hvem som skal overta driften av rommet
- Vurdere AV-rom side
- Vurdere om rommet er aktuelt for en AV-Rom side.
- Eventuelt lage en AV-Rom side for aktuelle rom i henhold til "Sette opp AV-Rom sider"
- Vurdere inkludering i AV-hjelp
- Avklare med IT-hjelp om rommet skal v?re dekket av AV-hjelp i henhold til AV-hjelp kravspesifikasjon.
Rollen "AVB-kontakt"
IT-avdelingens seksjon for AV og Bygg-IT er r?dgivende st?tteressurs for anskaffelse og installasjon.
Oppgaver for rollen "AVB-kontakt"
- Vedlikeholde og oppdatere standarder, rammeverk og dokumentasjonsmaler som ligger til grunn for anskaffelser og installasjoner
- Utvikling og revisjon av prosjektanvisninger og UF
- Utvikling av AV-standarder for UiO
- Nettsider, slik som Huskeliste for bestilling av AV-rom, Retningslinjer for AV-leveranser p? UiO, Roller og ansvar ved AV installasjoner p? UiO og AV-utstyr ved UiO.
- St?tte anskaffelsesprosessen
- Eierskap for rammeavtalen, med jevnlig etablering av ny rammeavtale, og funksjon for ? f?lge opp erfaringer og utfordringer med individuelle kontrakter i rammeavtalen for hver leveranse.
- Vedlikeholde maler for anskaffelser, og holde jevnlige m?ter med leverand?rer p? rammeavtalen.
- St?tte anskaffelsesprosessen med hjelp til bruk av maler,
- R?dgi og tydeliggj?re prosessen rundt konkurranse og innkj?p
- St?tte leveransen for installasjon og ferdigstilling
- Hjelp til ? tydeliggj?re Retningslinjer for AV-leveranser p? UiO
- R?dgi rundt utfordringer og forsinkelser som kan oppst? i 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐et med leverand?r. Slike saker vil til tider m?tte eskaleres til innkj?psavdelingen for ? etterg? leverand?ren i kontrakstvilk?r.
- St?tte kvalitetssikring av levert dokumentasjon