?rshjul for utvekslingsarbeidet ved UV
?rshjulet viser hvem de ulike studieadministrative oppgavene ved UV-fakultetet ang?r. Det er satt opp egne frister eller tidsspenn for UV i forbindelse med lokale arbeidsprosesser, og de fleste er knyttet til UiOs felles frister. Viktige frister for studenter og utvekslingsinstitusjoner er tatt med for ? vise hvilke datoer vi arbeider frem mot.
Dato/periode |
Hva |
Ang?r |
---|---|---|
2. januar |
Frist for ? s?ke om Erasmus+stipend for praksis etter endt grad dersom praksisperioden p?begynnes kommende h?stsemester.
|
Utreisende studenter |
Januar |
Velkomstuken: mottak og oppf?lging av innreisende utvekslingsstudenter i v?rsemesteret. Velkomstm?te p? UV. |
Fakultetskoordinator, evt studiedekan, UV studieinfo Faddergrupper |
Januar | Velkomstuken: fortsettelse av emnep?meldinger for innreisende | UV-studieinfo, institutt |
Fortsetter fra november- 15. februar |
Promotering og info utreise for s?kerkull 15/2, jamf?r plan i UV-INT-nettverket.
|
Instituttene f?lger opp egne programstud med infm?ter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
Januar - 15.februar | Veiledning og oppf?lging av studenter/s?kere til utveksling det p?f?lgende semester | Institutt |
Januar-februar |
Emneavklaring for potensielle UT-utvekslingsstudenter neste h?st |
Institutt |
Januar - uke 3 | Infom?ter p? UV | Instituttene f?lger opp egne programstud med infm?ter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
Siste uke i jan/febr | Infom?ter p? de andre fakultetene, hovedsakelig relevant for lektorpr. | Andre fakultet |
15. februar | S?knadsfrist for utveksling i h?stsemesteret | Studenter, utreisende |
Februar | Kvalitetssikre FS-registreringer i anledning DBH-rapportering av inn- og utreisende utvekslingsstudenter for forrige h?stsemester, | Fakultetskoordinator, institutt |
Medio februar | Sjekke at emnetilbud p? engelsk for neste semester er oppdatert p? emneoversikten p? nett | ISP, IPED og CEMO |
Medio februar for p?f?lgende semester. Ellers l?pende. | Alle UV-emner som skal tilbys innreisende m? knyttes til UVUTV ( for BA-niv?) eller UVUTVMAS ( for MA-niv?), som studieprogram i emne samlebilde. Se instruks for hvordan oppdatere UTV-emnekombinasjoner dersom studenter skal kunne velge emner i utdanningsplanen | Institutt |
Siste halvdel av februar |
Behandle utvekslingsopptaket for utreisende studenter i h?stsemesteret Berkeleys?kere behandles av ISP Opptaket ferdigstilles senest innen ca én uke etter s?knadsfristen, og studentene f?r kun noen dagers svarfrist. Se studentenes dokumentarkiv i FS for tilbud p? e-post. |
Avtaleeiere |
Februar - medio mars | Kontakt med avtalepartnere om nominasjon/opptak av utreisende studenter |
Avtaleeiere |
Februar- mars | Oppdatere UVs tre?rsplan over emnetilbud for innreisende utvekslingsstudenter. Fakultetskoordinator presenterer planen i STUV hvert semester (april/oktober) | Fakultetskoordinator, IPED, ISP, CEMO |
Februar-mai |
Saksbehandling av endelig godkjenning/innpass for utvekslingsstudenter i forrige h?stsemester |
Fakultetskoordinator (med backup av andre saksbehandlere i sekretariatet) |
Februar-mai | Faglig vurdering av oversendte s?knader om endelig godkjenning/innpass for utveksling i h?stsemesteret. | Institutt |
Medio mars |
Fakultetskoordinator, med relevante instituttrepresentanter
|
|
Medio mars | Evaluering av promo/info-opplegg for s?kerkull-15/2. Planlegge promo/infoopplegg for neste s?kerkull-5/9: infom?ter i april-mai (dag og tid, struktur og innhold) + tentativ plan for h?stsemesteret. | Fakultetskoordinator og institutt |
Mars - juni | Eventuell kontakt med avtalepartnere for oppdatering av innhold i avtalen | Fakultetskoordinator. Berkeleyavtalen administres av ISP, Obirin-avtalen administeres av IPED |
1. april | S?knadsfrist om forh?ndsgodkjenning for studenter som skal utenfor EU/E?S i h?stsemesteret | Studenter, utreisende |
15. april | S?knadsfrist om forh?ndsgodkjenning for studenter som skal p? utveksling i Europa | Studenter, utreisende |
15. april |
Anbefalt nomineringsfrist av innreisende studenter (ogs? praksis) for utvekslingspartnere. Absolutt nomineringsfrist for partnere og s?knadsfrist for nominerte studenter er 1. mai p? UiOs onlineskjema. |
Utvekslingsinstitusjoner |
Medio april |
STUV-m?te: Semestervis oppdatering av utveksling p? UV: Status for utveksling, emnetilbud p? engelsk og avtaleportef?lje |
Nettverket diskuterer dette + evt pkt til diskusjon i forkant |
april- juni |
Behandle s?knader om forh?ndsgodkjenning
|
Fakultetskoordinator (med backup av andre saksbehandlere i sekretariatet) |
april-juni | Faglig vurdering av oversendte s?knader om forh?ndsgodkjenning der det er aktuelt | UVs institutter, andre aktuelle fakultet og institutt |
April - juni |
Info og oppf?lging av semesterets innreisende studenter om signering av dokumenter, transcript etc. |
Fakultetskoordinator, UV-studieinfo |
april-mai |
Infom?te(r) osv for aktuelle s?kerkull til 15. september-fristen. Se arbeidsdokumenter p? TEAMS |
Fakultetskoordinator og institutt |
1.mai |
S?knadsfrist om opptak til UiO i h?stsemesteret for innreisende utvekslingsstudenter |
Nominerte innreisende studenter, ogs? nominerte praksisstudenter |
Start siste uke i april/f?rste uke i mai
Medio mai: UV-frist
30. mai - UiO-frist
|
Emneavklaring for innreisende studenter i kommende v?rsemester, knyttet til emneopptaket 1. runde
Emneavklaringsperiode
Frist for emneavklaring for alle fakulteter |
UV fakultetskoordinator, i 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐 med UV- instituttene
Institutter
Fakultetskoordinatorer p? alle fakulteter |
Mai?: F?lger de sentrale frister UiO dato |
Kvalitetssikring av studieprogramsider - studier i utlandet Arbeidsstue ved behov for samkj?ring av profil og oppdatering av innhold |
Institutt, i 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐 med fakultetskoordinator |
Juni F?lger de sentrale frister UiO dato | Kvalitetssikring av UVs fakultetssider om utveksling | Fakultetskoordinator, ved behov i 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐 med institutt og studiewebredakt?r |
1. mai | Nye avtaledokument og kvalitetssikringsskjema for avtaler som skal v?re s?kbare til 15. september samme ?r sendes til fakultetskoordinator | Institutt |
1. mai - 15. mai | Fakultetskoordinator, eventuelt i 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐 med institutt | |
Slutten av mai | Frist for ? kvalitetssikre s?knadsalternativ i S?knadsweb i forbindelse med s?knadsfrist 15. september | Fakultetskoordinator |
Mai - september |
Emneendringer etter vedtak om forh?ndsgodkjenning - utreisende i h?stsemesteret. |
Institutt |
1. juni - 15. september | S?knadsweb ?pner for s?knad om utveksling i v?rsemesteret i p?f?lgende ?r | Studenter, utreisende |
1. juni
|
Frist for oppdatering og kvalitetssikring av alle nettsider om utvekslingsavtaler for kommende s?knadsrunde: Kvalitetssikring av nettsider |
Avtaleeier. Nettsidene oppdateres hovedsakelig av fakultetskoordinator. Berkeley-avtalen oppdateres av ISP |
Begynnelsen av juni |
Studentweb ?pner for emnep?melding/s?knad 1. runde for innreisende studenter i h?stsemesteret |
Alle studenter |
Medio juni - fram til torsdag i mottaksuken h?stsemesteret | Alle studenter, UV-studieinfo, institutt | |
Juni medio | Avtaledag | Fakultetskoordinator |
Juni medio | Oppdatert interninstruks om utveksling til UV studieinfo | Fakultetskoordinator, i 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐 med UV studieinfo og institutt |
Juni medio |
Ha klart promo/infoopplegg for aug-okt periode for s?kerkull 15/9. |
Fakultetskoordinator, institutt
|
Juni medio | Eventuell promotering av utveksling i forbindelse med s?knad 15/9: info ut til aktuelle s?kerkull p? studieprogram | Instituttene f?lger opp egne programstud med infom?ter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
Juli | ||
August |
Saksbehandling av endelig godkjenning/innpass for utvekslingsstudenter i forrige v?rsemester |
Fakultetskoordinator (med backup av andre saksbehandlere i sekretariatet) |
1. august |
Frist for ? s?ke om Erasmus+stipend for praksis etter endt grad dersom praksisperioden p?begynnes kommende v?rsemester. NB! S?knadsfrist UiO er 15. august! |
Utreisende studenter |
August-oktober | Faglig vurdering av oversendte s?knader om endelig godkjenning/innpass for utveksling i v?rsemesteret. Gjelder kun s?knader der studenters endelige emnepakke ikke er klarert tidligere. | Institutt |
August |
Velkomstuken: mottak og oppf?lging av innreisende utvekslingsstudenter i v?rsemesteret. Velkomstm?te p? UV. |
Fakultetskoordinator, evt studiedekan, eksamenskontoret, UV studieinfo og faddere |
August | Velkomstuken: fortsettelse av emnep?meldinger for innreisende | UV-studieinfo, institutt |
Fortsetter fra april og fram til 15.august |
Promotering og info om utreise for s?kerkull 15/9, jamf?r plan lagt i utvekslingsnettverket. |
Instituttene f?lger opp egne programstud med infom?ter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
August-september |
Emneavklaring for potensielle utvekslingsstudenter neste v?rsemester |
Institutt |
August - 15.september |
Promotering av utveksling i forbindelse med s?knad om utreise 15/9.
|
Institutt |
August - 15.september | Veiledning og oppf?lging av potensielle utreisende studenter |
Institutt. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
August, 3. eller 4 uke | Infom?ter p? UV |
Institutt. Fakultetskoordinator bist?r ved behov |
M?nedsskiftet aug/sept |
Promotering & infom?ter p? de andre fakultetene. Relevant s?rlig for lektorprogr. |
Andre fakultet |
15. september | S?knadsfrist utveksling i v?rsemesteret | Studenter, utreisende |
Medio september | Sjekke at nettoversikten over UV-emner p? engelsk samsvarer med oppsatt emnetilbudet for v?rsemesteret (tre?rsplanen? | IPED og ISP |
september for p?f?lgende semester. Ellers l?pende. | Alle UV-emner som skal tilbys innreisende m? knyttes til UVUTV ( for BA-niv?) eller UVUTVMAS ( for MA-niv?), som studieprogram i emne samlebilde. Se instruks for hvordan oppdatere UTV-emnekombinasjoner dersom studenter skal kunne velge emner i utdanningsplanen | IPED og ISP |
Medio september | Sikre at engelskspr?klige BA-emner p? UV ikke har undervisningskollisjon i p?f?lgende v?rsemester | ISP og IPED |
Siste halvdel av september |
Behandle utvekslingsopptaket for utreisende studenter i h?stsemesteret Berkeleys?kere vurderes av ISP, som gir tilbakemelding om utfallet p? epost til fakultetskoordinator, som oppdaterer FS. Opptaket ferdigstilles innen ca én uke etter s?knadsfristen, og studentene f?r kun noen dagers svarfrist. Se studentenes dokumentarkiv i FS for tilbud p? e-post. |
Fakultetskoordinator. I 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐 med aktuelle institutt der det er relevant. |
September - medio oktober | Kontakt med avtalepartnere om nominasjon/opptak av utreisende studenter |
Fakultetskoordinator Berkeleyavtalen eies, driftes og administreres av ISP |
September -oktober | Semestervis gjennomgang av tre?rsplanen i STUV for emneportef?ljen for innreisende studenter. | Fakultetskoordinator, institutt |
1. oktober |
Anbefalt nomineringsfrist av innreisende studenter (ogs? praksis) for utvekslingspartnere. Absolutt nomineringsfrist for partnere og s?knadsfrist for nominerte studenter er 15. oktober p? UiOs onlineskjema. |
Parterinstitusjoner |
Oktober | STUV-m?te | Fak.koordinator, nettverket diskuterer evt innspill til punkter vi ?nsker ? ta opp i STUV |
Oktober | Kvalitetssikre FS-registreringer i anledning DBH-rapportering av inn- og utreisende utvekslingsstudenter for forrige v?rsemester. | Fakultetskoordinator, institutt |
Oktober - desember | Eventuell kontakt med avtalepartnere for oppdatering av innhold i avtalen | Fakultetskoordinator. Berkeleyavtalen administreres av ISP, |
Medio oktober |
Fakultetskoordinator, med relevante instituttrepresentanter |
|
15. oktober ca | S?knadsfrist om forh?ndsgodkjenning for studenter som skal utenfor EU/E?S i h?stsemesteret | Studenter, utreisende |
15. oktober -november |
Behandle s?knader om forh?ndsgodkjenning
|
Fakultetskoordinator (med backup av andre saksbehandlere i sekretariatet) |
15. oktober-desember | Faglig vurdering av oversendte s?knader om forh?ndsgodkjenning der det er aktuelt | Instituttene |
15. oktober |
S?knadsfrist om opptak til UiO for innreisende utvekslingsstudenter
|
Nominerte innreisende studenter, ogs? nominerte praksisstudenter |
Medio oktober - medio november |
Gjennomgang av UVs avtaleportef?lje. Revidering av anbefalte utvekslingsavtaler p? lektorprogrammet, og ISP og IPEDs studieprogrammer. Frist 15. november |
Fakultetskoordiantor og internasjonale koordinatorer |
Medio oktober | Planlegge promo/infoopplegg for neste s?kerkull-15/2. vt infom?ter i november + tentativ plan for v?rsemesteret. | Instituttene f?lger opp egne programstud med infm?ter, veiledn osv. Fakultetskoordinator inviteres inn ved behov |
1. november ca | S?knadsfrist om forh?ndsgodkjenning for studenter i v?rsemesteret som skal p? utveksling i Europa | Studenter, utreisende |
Start siste uke i oktober/f?rste uke i november
Medio november: UV-frist
30. november - UiO-frist
|
Emneavklaring for innreisende studenter i kommende v?rsemester, knyttet til emneopptaket 1. runde
Emneavklaringsperiode
Frist for emneavklaring for alle fakulteter |
UV fakultetskoordinator, i 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐 med UV- instituttene
Institutter
Fakultetskoordinatorer p? alle fakulteter |
1. november | Nye avtaledokument og kvalitetssikringsskjema for nytegnete utvekslingsavtaler som skal v?re s?kbare til 15. februar samme ?r sendes til fakultetskoordinator | Institutt |
1. november - 15. november |
Forlenget og nye utvekslingsavtaler registreres i FS, og nye avtalesider opprettes og publiseres |
Fakultetskoordinator, eventuelt i 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐 med institutt |
2. november |
Frist for oppdatering og kvalitetssikring av alle nettsider om utvekslingsavtaler for kommende s?knadsrunde: Kvalitetssikring av nettsider |
Avtaleeier. Nettsidene oppdateres hovedsakelig av fakultetskoordinator. Berkeley-avtalen oppdateres av ISP, Oberlin av IPED |
november | Frist for ? kvalitetssikre s?knadsalternativ i S?knadsweb i forbindelse med s?knadsfrist 15. februar | Fakultetskoordinator |
november |
Frist for kvalitetssikring av studieprogramsider - studier i utlandet |
|
November - desember | Eventuelle infom?te(r) for aktuelle s?kerkull 15/2 til utveksling neste h?stsemester. |
Institutt Planlegging/diskusjon i nettverksm?te UV-INT. |
November-desember |
Info og oppf?lging av semesterets innreisende i h?stsemesteret studenter om signering av dokumenter, transcript etc. |
Fakultetskoordinator, UV-studieinfo |
1. desember | S?knadsweb ?pner for s?knad om utveksling i h?stsemesteret i p?f?lgende ?r | Studenter, utreisende |
Begynnelsen av desember |
Studentweb ?pner for emnep?melding/s?knad 1. runde for innreisende studenter i v?rsemesteret |
Alle studenter |
Medio desember - fram til torsdag i mottaksuken v?rsemesteret | Alle studenter | |
Desember | Avtaledag | Fakultetskoordinator |
Desember medio | Oppdatert interninstruks om utveksling til UV studieinfo | Fakultetskoordinator, i 中国竞猜网_中国足彩网-足球推荐 med UV studieinfo og institutt |
Desember medio |
Ha klart promo/infoopplegg for jan-mars periode for s?kerkull 15/2.
Oppf?lgning i UV-INT-nettverk |
Instituttene har ansvar for planlegging og gjennomf?ring av infom?ter & veiledning av egne programstudenter
Fakultetskoordinator f?lger opp i UV-INT-nettverk
|
Desember, medio | Promotering av utveksling: i forbindelse med s?knad 15/2 - info ut til aktuelle s?kerkull 15/2 p? studieprogram | Instituttene |